Командировки за границу имеют свои особенности — большинство расходов осуществляется в валюте, а отразить в учете их нужно в рублях.

Из статьи вы узнаете:

• когда и по какому курсу пересчитывать суточные, выданные в валюте;
• в какой момент и по какому курсу признавать расходы в БУ и НУ;
• вносить ли в авансовый отчет расходы, которые оплачивала организация;
• как затраты на загранкомандировки отразить в 1С:Бухгалтерия 3.0.

Организация направила Голубеву К. В. в Бельгию на 5 дней (с 3 по 7 июня).

03 июня Организация выдала сотруднику на командировку:

• на карту сотрудника — 520 EUR (суточные и оплата гостиницы);
• билеты (приобретены организацией, оплата в рублях);
• наличными — 700 руб. (суточные).

10 июня Голубева К. В. отчиталась о командировке. Расходы составили 530 EUR. В тот же день сумма перерасхода 10 EUR зачислена на карту сотрудника.

В соответствии с положением о командировках при поездках за границу суточные выдаются, из расчета:

• 64 EUR в сутки — на территории Бельгии (64 * 4 дня) — 256 EUR;
• 700 руб. в сутки — на территории РФ (700 * 1 день) — 700 руб.

Условные курсы для оформления примера:

• 3 июня курс ЦБ РФ — 76 руб./EUR;
• 10 июня курс ЦБ РФ — 78 руб./EUR.
• 30 июня курс ЦБ РФ — 83 руб./EUR.

Рассмотрим пошаговую инструкцию оформления примера. PDF

Перечисление подотчетной суммы в евро на карту сотрудника

Для выдачи подотчетных сумм организация имеет право использовать:

• наличные;
• корпоративную карту;
• карту сотрудника, в т. ч. зарплатную.

Подробнее Порядок учета расчетов с подотчетными лицами: законодательство

При заполнении платежного поручения выберите вид операции Перечисление подотчетному лицу. Код вида дохода заполнится автоматически.

• Удержание по исполнительному листу — 2 — запрещено (без оговорок).

Подробнее Коды выплат по заработной плате в платежных документах

• Перечисление подотчетной суммы в иностранной валюте проведите документом Списание с расчетного счета вид операции Перечисление подотчетному лицу (Банк и касса – Банковские выписки).
• 
• При заполнении проверьте:

• Банковский счет — валютный счет нужно выбрать из справочника Банковские счета;
• Счет учета — 52 «Валютные счета» — в этом случае счет подставится автоматически;
• Вид операции — Перечисление подотчетному лицу;
• Статья расходов — Выдача подотчетных сумм — это предопределенная статья, заполняется автоматически.

Авансовый отчет сотрудника о командировке

Форма Авансового отчета

Подотчетные суммы выдавались в EUR и рублях. Для отражения операций надо создать 2 разных документа Авансовый отчет (Банк и касса — Авансовые отчеты):

Для заполнения авансового отчета в EUR выбирайте стандартный документ Авансовый отчет. Авансовый отчет по командировке для валютных операций не подходит т. к. имеет ряд ограничений.

Подробнее Авансовый отчет по командировке: удобства и ограничения

1. Авансовый отчет в евро заполняется так:
2. 
3. Укажите:

• Валюта — валюта, в которой выдан аванс (в нашем примере — EUR);
• переключатель Курс — Рассчитывается автоматически — в этом случае из справочника Валюты подставится курс, установленный ЦБ РФ на дату:
  • выдачи аванса — для графы Курс, вкладка Авансы;
  • авансового отчета — для пересчета расходов в рубли в части перерасхода.

Обратите внимание: валюта устанавливается для документа в целом, поэтому если подотчетному лицу выдавались, как в нашем примере, билеты и наличные в рублях, а денежные средства в иностранной валюте, то заполняются 2 документа Авансовый отчет:

Поступление и выдача денежных документов (Банк и касса — Денежные документы), например, билетов можно оформить и в рублях, и в иностранной валюте.

В 1С достаточно выбрать счет учета денежных документов:

• 50.03 «Денежные документы» — в рублях;
• 50.23 «Денежные документы (в валюте)» — в иностранной валюте.

Вкладка Авансы

По кнопке Добавить выберите документ выдачи аванса подотчетнику. В списке будут документы, оформленные в той же валюте, что и Авансовый отчет.

В табличной части укажите:

• Зачтено (EUR) — сумма, на которую представлены первичные документы, т. е. заполнен отчет, в EUR;
• Курс — курс ЦБ РФ, действующий на дату выдачи аванса, заполняется автоматически;
• Зачтено (руб.) — зачтенная сумма аванса в рублях по курсу на дату его выдачи.

Авансовый отчет в иностранной валюте может использоваться только для авансов, выданных в той же валюте. Расходы в этом случае пересчитаются в рубли автоматически.

Если аванс выдан в рублях, то расходы в иностранной валюте надо пересчитать вручную и отразить в рублевом Авансовом отчете.

Вкладка Прочее

В нашем примере сотрудник отчитывается за:

• проживание в гостинице;
• суточные.

Обратите внимание на заполнение граф:

• Счет затрат (Счет затрат НУ) — счет, на который относятся расходы по командировке в БУ и НУ (в нашем примере — 44.02 «Коммерческие расходы в организациях, осуществляющих промышленную и иную производственную деятельность»);
• Подразделение — подразделение, к которому относятся расходы по командировке (если учет затрат ведется по подразделениям) (в нашем примере — Отдел продаж);
• Субконто (Субконто НУ) — статья затрат в целях БУ и НУ, выбирается из справочника Статьи затрат.
  • Вид расхода — Командировочные расходы.

Суточные

Коммерческая организация сама устанавливает нормы выдачи суточных и утверждает их в своем локальном нормативном акте, например, в положении о командировках. Суточные в полном объеме принимаются в расходы в целях налога на прибыль на дату утверждения авансового отчета (пп. 12 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

При заграничных поездках суточные рассчитываются по лимитам, утвержденным в положении о командировках (п. 17, абз. 1 и 3 п. 18 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

Расчет производится со дня пересечения границы по норме суточных для той страны, куда въезжает работник при:

• выезде из РФ;
• посещении нескольких стран;
• въезде в РФ.

Дата пересечения границы для расчета суточных по загранкомандировке в дальнее зарубежье определяется по дате прохождения паспортного контроля, а не прибытия самолета (поезда).

Для командировок по странам ближнего зарубежья — по проездным документам, потому что таможенных границ внутри СНГ нет (п. 18, 19 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.

2008 N 749).

В целях БУ и НУ суточные, выданные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по курсу на дату выдачи аванса работнику (п. 10 ст. 272 НК РФ).

Расходы БУ и НУ

По общему правилу расходы по командировкам в валюте признаются в БУ и НУ на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Пересчет валютных расходов в рубли производится по следующим правилам (пп. 3, 5, 6, 9 ПБУ 3/2006, п. 10 ст. 272 НК РФ):

• расходы, оплаченные авансом, выданным работнику — на дату выдачи аванса;
• расходы сверх аванса (в части перерасхода по авансовому отчету) — на дату утверждения авансового отчета;
• расходы, оплаченные авансом организацией — на дату перечисления аванса за товары (работы, услуги);
• расходы, оплаченные организацией после потребления услуги — на дату оказания услуги, а потом на дату оплаты.

Как начислять НДФЛ на зарплату в заграничной командировке?

ГлавнаяАктуально

Появились пояснения, по какой ставке начислять НДФЛ на зарплату сотрудника в зарубежной командировке.

Компания может отправить сотрудника в командировку в другую страну. В период командировки за трудящимся должна быть сохранена средняя ЗП. Основание – статья 167 ТК. Как начислять НДФЛ на командировочные выплаты? Минфин дал свои разъяснения.

Особенности начисления НДФЛ на ЗП в заграничной командировке

В п.2 статьи 209 НК указано, что налогооблагаемым объектом считаются эти доходы:

• От российских или зарубежных источников для ФЛ-резидентов РФ.
• От российских источников для ФЛ-нерезидентов РФ.

Выплаты за работу, получаемые в других государствах, считаются полученными от зарубежных источников. Основание – пункт 3 статьи 208 НК. Однако Минфин дает важные дополнения. В частности, средняя ЗП в командировке будет считаться доходом, полученным от российского источника.

То есть, если сотрудник – резидент, на его зарплату начисляется НДФЛ по ставке 13%. Если же работник не является резидентом, НДФЛ уплачивается по ставке 30%. Напомним, что человек утрачивает статус резидента тогда, когда он не находится в РФ в течение более 183 дней на протяжении года.

Минфин обращает внимание на содержание трудового договора сотрудника. Если там указано, что постоянное место работы специалиста находится в другой стране, его зарплата будет считаться доходом от зарубежных источников. То есть, на его зарплату вообще не будет начисляться НДФЛ. Однако это касается только сотрудников, не являющихся резидентами РФ.

Источник: письмо Минфина №03-08-05/73477 от 12 октября 2018 года.

Скопировать урл

Распечатать

Ваш вопрос – наш ответ

Задать вопрос

• Редактор Мария Власова Спасибо большое! Статус для НПД
• Гость_15290 Оплачивал через альфа-онлайн, но, набирая вручную реквизиты, указывал, что плачу якобы не за себя, а то ли… Статус для НПД
• Редактор Мария Власова (36000+6120)*0,87 — 9212,24 = 27 432,16 Какая должна быть зарплата
• Редактор Мария Власова Если в должностной инструкции не прописано, то не вправе. Каждый работник выполняет только те обязанности,… Кто должен заполнять табель?

Учет расходов на загранкомандировки в «1С:Бухгалтерии 8»

Эксперты 1С напоминают об особенностях учета расходов на командировки за пределы Российской Федерации и рассказывают об отражении таких расходов на примере «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 с учетом новых возможностей программы.

Служебные поездки за рубеж не прекращались даже в условиях ограничений и самоизоляции в связи с коронавирусом. Достаточно, например, вспомнить пожарных, вирусологов и эпидемиологов, направляемых в помощь иностранным государствам. Да и в коммерческих организациях командировки за пределы РФ распространены. При этом порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете расходов на командировки в валюте, а также расчетов с подотчетными лицами по таким командировкам часто вызывает вопросы. Рассмотрим особенности учета расходов на загранкомандировки и их отражение в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0.

Порядок возмещения командировочных расходов

Правила направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств, определены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Порядок и размеры возмещения работникам расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (п. 11 Положения о командировках, ст. 168 ТК РФ).

Согласно статье 168 ТК РФ в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан ему возместить:

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Например, расходы на телефонную связь, представительские расходы, транспортные издержки и т. д.;

А при направлении в командировку на территорию иностранного государства работнику дополнительно возмещаются (п. 23 Положения о командировках):

• расходы на оформление загранпаспорта, визы и других документов;
• обязательные консульские и аэродромные сборы;
• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
• расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
• иные обязательные платежи и сборы.

Заграничная командировка: оформление, суточные и компенсация расходов

Зарубежные поездки по служебному поручению, так же как
и поездки по России, регулируются Трудовым кодексом
и Положением о командировках № 749. Отдельного
нормативного документа для них нет. Но у командировок
за границу есть свои особенности, о которых
мы расскажем в этой статье.

Подготовка к командировке за рубеж

Для заграничной служебной поездки действуют те же правила,
что и для поездок по России:

• Направить в командировку можно только штатного работника,
  в том числе руководителя.
• При выборе сотрудника учитываются ограничения
  по действующему законодательству. Беременных женщин
  в командировки направлять нельзя даже при их согласии.
  Иностранцев, кандидатов в депутаты, учеников, инвалидов и несовершеннолетних — можно
  в определённых случаях. Одиноких родителей детей до 14-ти
  лет и других льготников по ст. 259, ст. 264 ТК РФ — только
  с их письменного согласия.
• Перед командировкой обязательно выпускают приказ.
  Без письменного распоряжения руководителя расходы на поездку
  нельзя признать экономически обоснованными.

Оформление командировки в 2022 году 

Особенности командировки за границу связаны
с дополнительными документами, которые нужно оформить
работнику. Их объём зависит от того, в какую страну
он направляется, — с визовым или безвизовым
режимом.

Информация о визовых требованиях разных стран есть на Консульском информационном портале МИД
РФ. Но её лучше перепроверять на официальном
сайте посольства страны. Кроме того, есть специальные сайт-сервисы,
где можно ввести название страны и узнать, требуется ли
виза.

Работнику понадобится загранпаспорт и, в большинстве
случаев, виза. Её оформляют через компанию-посредника,
например, туроператора или самостоятельно. Во втором случае
нужно обратиться в визовый центр или консульское учреждение
той страны, куда будет командировка. Список иностранных
представительств с адресами есть
на портале МИД.

Стоимость визы, сроки и перечень документов для каждой
страны отличаются. Их нужно уточнять в самих
представительствах. Дешевле всего оформлять визу в самом
посольстве, но они есть не во всех городах России.
Визовые центры дополнительно берут визовый сбор за свои
услуги.

Для зарубежной поездки также понадобится страховой полис
(туристическая страховка). Его требуют и при оформлении визы.
По нему командированный сможет получить медпомощь
в случае болезни или травмы за рубежом. Полис оформляет
либо работодатель, либо сам сотрудник и потом получает
возмещение этих расходов.

В некоторые страны Африки или Азии не пустят без
обязательных прививок. Список стран и прививок можно узнать
у терапевта или на сайте Роспотребнадзора. Результаты
вакцинации вносят в прививочный сертификат. ВОЗ рекомендует вакцинироваться за 4-8 недель
и не позднее 3 недель до поездки, чтобы
сформировался достаточный иммунитет.

Компенсация расходов и подтверждающие документы

Оплата заграничных командировок отличается от оплаты
поездок по России. По п. 23 Положения № 749
сотруднику дополнительно компенсируют затраты на оформление
визы, загранпаспорта, медицинской страховки и другие
обязательные платежи. Консульские, визовые и сервисные сборы
работник уплачивает самостоятельно, а компания возвращает ему
эти расходы.

В заграничных служебных поездках суточные выплачивают
по особым правилам. Компания самостоятельно определяет нормы суточных при
командировках в другие страны.

Она может ориентироваться
на размеры суточных для бюджетников
и военнослужащих, утверждённые Постановлением
Правительства № 812.

Например, по этому документу самые
большие суточные полагаются при поездках в Гренаду —
92 доллара в сутки, а самые маленькие —
в Молдавию: 53 доллара в сутки.

При расчёте суточных за границей применяют пункты 16-20 Положения № 749:

• день пересечения границы при въезде и время нахождения
  на территории другой страны оплачивают (рассчитывают)
  по нормам, принятым компанией для этой страны;
• если работник посетит два и более государства,
  то суточные определяют в валюте по нормам,
  установленным отдельно для каждого государства;
• день пересечения границы при возвращении в Россию
  и проезд по России оплачивают в рублях
  по нормам для командировок по России;
• при вынужденной задержке в пути суточные возмещаются
  по отдельному приказу руководителя, после того как работник
  напишет служебную записку с объяснением причин задержки
  и дополнительных расходов;
• в однодневной командировке за границу тоже
  начисляются суточные — в иностранной валюте
  в размере 50% от нормы, установленной внутренним положением
  о командировках (п. 20 Положения №749).

Пример. Работник вылетел в командировку
в Беларусь 20 июня, а оттуда в Варшаву
24 июня. Вернулся в Москву 28 июня авиарейсом.
За период с 20 по 24 июня размер суточных
ему считают в валюте по нормам для Беларуси;
с 24 по 27 июня — для Польши;
за 28 июня — в российских рублях для
России.

При такой схеме оплаты расходов на зарубежную поездку важно
документально подтверждать все факты пересечения границы между
странами. Если въезд в страну по визе,
то соответствующий штамп ставит в загранпаспорт
погранконтроль. В командировках в СНГ даты пересечения
границ определяют по проездным документам (п. 19 Положения № 749).

Пограничники некоторых государств за пределами СНГ
не всегда ставят отметки в паспорта. Положение №749 не содержит подсказок, как
в этом случае подтвердить въезд в страну. Минфин в письме от 14.12.2004
№ 03-05-01-04/105 рекомендует считать днями пересечения
границы соответствующие дни отъезда из России
и из пункта командировки.

Больничный лист в заграничной поездке

Сотруднику компенсируют расходы на оплату жилья
и суточные за весь период временной нетрудоспособности
в командировке по п. 25 Положения №749. Чтобы
получить компенсацию за время болезни в зарубежной
поездке, командированному необходимо предпринять ряд шагов:

1. Получить в заграничном медучреждении, куда работник
обращался за помощью, документ, подтверждающий факт болезни.
В странах СНГ это листок нетрудоспособности; в других
государствах — справка или другой бланк.

2. Самостоятельно сделать в России нотариально заверенный
перевод этих документов и предоставить их работодателю
вместе с авансовым отчётом, чтобы подтвердить факт болезни как
причины вынужденной задержки. Этого будет достаточно, чтобы
компенсировать суточные и затраты на жильё.

3. Для оплаты пособия по временной нетрудоспособности
заменить иностранные документы на российский листок временной
нетрудоспособности. Для этого их сначала нужно
легализовать.

В странах-участницах Гаагской Конвенции от 05.10.1961,
в том числе России, подлинность медицинских документов
удостоверяют проставлением на них апостиля. За границей
его получают в компетентных органах — например,
в местной гражданской администрации (магистрате).
В России апостиль проставляют сотрудники консульства или
представительства соответствующего государства на территории
России.

Апостиль — отдельный бланк со штампом или штамп на документе с подписью должностного лица, который подтверждает подлинность иностранного документа.

После получения апостиля работнику необходимо обратиться
в поликлинику по месту жительства или в частный
медцентр и попросить заменить иностранный больничный
российским.

Решение о замене принимает врачебная комиссия
на основании легализованного иностранного медицинского
документа и его нотариального перевода — п. 17 Приказа Минздрава
от 23.11.2021 №1089н.

Номер больничного нужно сообщить
работодателю.

Работодатель компенсирует работнику расходы на нотариальный
перевод иностранного больничного листа, если это предусмотрено
коллективным договором или другими внутренними документами.

Частые вопросы

Каков максимальный срок заграничной командировки?

Законодательных ограничений
по сроку нет. Возможна как однодневная командировка
за границу, так и длительная поездка на несколько
месяцев. Срок определяет руководитель компании с учётом
характера и объёма служебного поручения, экономической
обоснованности.

Однако учитывайте последствия по ст. 207 НК РФ. При длительной
заграничной командировке более 182 дней подряд сотрудник теряет
статус налогового резидента РФ, а вместе с ним
и право на налоговые вычеты. Ставка НДФЛ с зарплаты у него так
и останется 13%, но не подтверждённые
документально командировочные расходы будут облагаться
по ставке 30%.

Нужна ли временная регистрация в долгой
командировке?

Командировка по ст. 166 ТК РФ всегда
имеет определённый срок. Однако работодатель может её продлить
в том же порядке, что и оформлял изначально.
То есть работник теоретически может находиться в поездке
несколько месяцев или лет.

Если гражданин РФ выехал за пределы региона своей
постоянной прописки на непрерывный срок от 90 дней, то он должен зарегистрироваться по месту
пребывания. Но речь про другой регион РФ,
а не страну.

Если сотрудник останавливается в гостинице,
то её администрация направит документы в УМВД
на регистрацию. Сложнее со съёмными квартирами —
здесь заявление должен подавать сам командированный вместе
с владельцем жилья.

За отсутствие регистрации по месту пребывания
в России гражданину может грозить штраф по ст. 19.15.2 КоАП РФ —
от 2 до 3 тысяч рублей.

Регистрационный учёт иностранцев в другой стране
устанавливается законодательством этой страны. Узнать про него
можно на сайте соответствующего консульства. Как правило,
за нарушение правил пребывания в стране путешественнику
грозит штраф и депортация.

По какому курсу рассчитывается аванс для
загранкомандировки?

По общему правилу командировочные расходы признаются
таковыми и принимаются к учёту в день утверждения
авансового отчёта.

То есть все валютные затраты
в служебной поездке нужно пересчитать в рубли
по курсу Центробанка на эту дату. Это сделает бухгалтер
по чекам и квитанциям, полученным от работника.

Командированному сотруднику нужно сохранять все документы
о своих тратах, в том числе чеки из обменников.

Для аванса другие правила. Его работодатель может переводить как
в рублях, так и в иностранной валюте.
В Положении №749 и Трудовом кодексе нет никаких
ограничений на этот счёт.

Если аванс работнику перечисляют в иностранной валюте,
то для учёта его пересчитывают в рубли по курсу
на день выплаты согласно п. 10 ст. 272 НК РФ.

Если аванс перечисляют в рублях, а во внутреннем
положении размер суточных за границей указан
в иностранной валюте, то размер аванса в рублях
определяют также по курсу Центробанка на день
перечисления в соответствии с п. 10 ст. 272 НК
РФ.

* Cтатья носит информационный характер и может
не совпадать с мнением государственных органов
и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет
ответственность за решения, принятые на основе
информации, представленной в статье.

• Ещё можно почитать
• Командировка
  в выходные дни
• Компенсация
  транспортных расходов в командировке
• Командировка
  во время пандемии
• Оформление
  командировки: пошаговая инструкция
• Как
  оформить отмену командировки в связи
  с коронавирусом
• Каршеринг
  в командировке

Загранкомандировка – налоговые сложности пересчета – АКГ «Деловой профиль»

При направлении сотрудника в деловую поездку за рубеж организация обязана возместить ему суточные, расходы на проезд, наем жилого помещения, на оформление загранпаспорта, визы, обязательной медицинской страховки, обязательных консульских и аэродромных сборов.

Перечень командировочных затрат не является исчерпывающим. Компания вправе возмещать и другие расходы, если они произведены с разрешения работодателя, а порядок возмещения зафиксирован в локальном акте (ст. 168 ТК РФ, п. 23 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв.

постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749, далее – Положение).

Перед отъездом работнику выдается денежный аванс на оплату предстоящих расходов (п. 10 Положения). По возвращении из командировки в течение трех рабочих дней сотрудник сдает в бухгалтерию авансовый отчет с приложенными к нему документами, подтверждающими расходы (п. 26 Положения).

Соответственно, до того, как работник отчитается о произведенных в поездке тратах, для целей бухгалтерского и налогового учета в качестве аванса квалифицируются:

• наличные суммы, выданные под отчет;
• наличные денежные средства, снятые с корпоративной карты в банкоматах и отделениях банков;
• платежи за те или иные услуги, произведенные с использованием корпоративной карты;
• суммы, зачисленные на «зарплатные» или личные карты сотрудника.

Рассмотрим ситуации, вызывающие на практике затруднения у бухгалтеров при определении рублевой величины расходов, произведенных в иностранной валюте.

Аванс выдан наличными в рублях

Сотрудник обменивает рубли на иностранную валюту в обменном пункте банка перед поездкой. Или наоборот, неизрасходованную валюту в рубли после поездки (при наличии такого остатка). Возникает вопрос: по какому курсу в бухгалтерском и налоговом учете следует отражать командировочные расходы? Варианты такие:

• на дату утверждения авансового отчета;
• на дату выдачи аванса под отчет;
• на дату обмена рублей на иностранную валюту?

Все операции по конвертации валютных средств, проводимые через обменные пункты банков, должны рассматриваться только как операции физических лиц. Далее при покупке валюты командированный работник истратит конкретное количество рублей на покупку конкретного количества валюты от имени физлица.

Затем на территории иностранного государства сотрудник истратит какое-то количество валюты на жилье, телефонные переговоры и иные расходы в интересах организации, что подтвердят первичные документы (п. 2 ст.14 Федерального закона от 10.12.

03 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле», далее – Закон № 173-ФЗ).

Работодатель компенсирует работнику его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты.

Как оформить командировку за границу

Процесс оформления загранкомандировки практически не отличается от процесса оформления поездки внутри страны, но все же имеет свои особенности, на которые нужно обратить внимание.

Особенности загранкомандировок

Командировка в иностранное государство оформляется так же, как и внутри страны. Набор документов и порядок их оформления совпадает. Для командировки за границу также нужно командировочное удостоверение (форма N Т-10), которое подтвердит время поездки.  

У зарубежной командировки есть дополнительные гарантии, которые прописаны в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки. В соответствии с ними, кроме возмещения стандартных расходов, работник также имеет право вернуть:

• расходы на оформление загран. паспорта, визы и других выездных документов;
• обязательные консульские и аэродромные сборы; 
• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
• расходы на оформление обязательной медицинской страховки; 
• иные обязательные платежи и сборы.

Ограничения для командировки за рубеж

Для заграничной командировки также есть ограничения. В служебную поездку в иностранное государство нельзя направить:

По ст. 259 ТК РФ, для оформления командировки некоторых работников потребуется их письменное согласие и мед. заключение, это:

• женщины с детьми до трех лет;
• воспитывающие детей в возрасте до пяти лет без супруга;
• воспитывающие ребенка-инвалида;
• осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Проверьте условия въезда в страну. Не забывайте о визе — она нужна в странах Евросоюза, США, Великобритании и некоторые других. Безвизовый режим действует в странах СНГ и других дружественных государствах.

Суточные в командировке за рубеж

До начала поездки командированный должен получить средства на командировочные расходы.

Размер аванса определяет работодатель на основе длительности поездки, стоимости билетов, потенциальных затрат на жильё и другие нужды, а также суммы суточных, выбранной внутри компании. Особенно важно учесть это при длительных заграничных командировках.

Но помните, что, по закону, для заграничных командировок с суточных больше 2500 рублей удерживается налог на доходы для физических лиц. Подробнее про суточные мы рассказываем в отдельной статье.

Суточные для зарубежных поездок выплачиваются в валюте той страны, куда направляется сотрудник. Если работник уезжает в командировку, пересекает границу РФ и возвращается в тот же день, то ему выплачивается 50% суточных в иностранной валюте. Не забывайте про учет выходных и нерабочих дней в командировке.

Обратите внимание, как считаются суточные для дней, когда сотрудник пересекает границу России. День выезда из страны относится к пребыванию за рубежом — суточные выплачиваются в иностранной валюте. Время, затраченное на переезд через границу на обратном пути, оплачивается уже в рублях. 

Отчетные документы

После командировки у работника есть три дня, чтобы подготовить авансовый отчёт. В нём должна быть информация о всех расходах командированного во время поездки. Важно прикрепить документы, подтверждающие все траты. Не забудьте перевести их на русский язык.

Оформить командировку заграницу так же просто, как в соседний город России. А сервис Aviasales для бизнеса делает его ещё легче и понятнее. В личном кабинете вы можете оперативно находить самые удобные и выгодные авиабилеты, оплачивать их одним нажатием, контролировать расходы на поездки, создавать необходимые отчёты и получать закрывающие документы. 

• Подробный разбор, какие документы нужно оформить до и после командировки, чтобы у компании не было проблем с налоговой.
• Какие бывают программы лояльности, как получить отельные баллы и сколько нужно возмещать сотруднику, если в командировке он расплатился бонусами
• Как оформить аренду жилья за границей для командировочного

Командировки по России и в зарубежье: как оплачиваются суточные в 2020 году

Отправляя работника в деловую поездку, помимо расходов на перемещения и проживание, работодатель также оплачивает его дополнительные расходы, за которые сотрудник не отчитывается. Например, расходы на питание.

В 2020 году расчёт суточных и фиксация расходов во время командировок происходит по прежним правилам. В статье мы рассмотрим вопросы, касающиеся суточных при командировке по России и за границей: о разнице между этими выплатами и о нюансах, связанных с подсчётом продолжительности поездки по РФ и за рубежом.

Суточные командировочные расходы: общие вопросы

На работодателе лежит обязанность за счёт выплат суточных покрывать дополнительные расходы откомандированного работника.

Он должен выплачивать суточные за каждый день, пока сотрудник находится в командировке, включая выходные и праздники. Учитывается также время его пребывания в пути. Такой порядок выплаты суточных закреплён в п.

11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки.

При этом, размер суточных устанавливается самим работодателем. Он должен быть прописан в локальных нормативных актах. Закон предусматривает лишь нормативы и размеры суточных расходов, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (пп. 3 ст. 217 НК РФ и п. 2 ст. 422 НК РФ). Если компания устанавливает увеличенный размер суточных, налог и взносы выплачиваются с разницы.

Суточные могут не выплачиваться, если расстояние до места командировки позволяет сотруднику ежедневно возвращаться домой. В данной ситуации руководитель компании сам решает в каком режиме сотрудник должен находиться на месте командировки и выплачивает суточные в зависимости от принятого решения.

• Если руководитель решил, что работник может возвращаться домой, но тот по своей инициативе, без согласования с руководителем арендовал жильё по месту командировки, работодатель не обязан оплачивать расходы на жильё и дополнительные суточные.
• Также суточные не выплачиваются, если командировка происходит в рамках одного дня, однако в локальных нормативных актах компании для таких случаев может быть предусмотрена компенсацию взамен суточных.
• Размер суточных зависит от продолжительности нахождения сотрудника вне места проживания, поэтому для выплаты необходимо рассчитать длительность рабочей поездки.

Норматив суточных на каждый день командировки, который установлен в локальном нормативном акте предприятия, необходимо выплатить работнику перед началом поездки. Выплата осуществляется наличными через кассу или перечислением на расчётный счёт. В сумму аванса, помимо суточных, включаются все расходы на командировку.

Если во время поездки сотрудник заболел, суточные выплачиваются работодателем из расчёта всего периода временной нетрудоспособности работника.

Влияние районных коэффициентов

Для работников, проживающих на Крайнем Севере, предусмотрены районные коэффициенты как компенсация за работу в местности с особыми климатическими условиями.

За счёт этой льготы заработная плата увеличивается на установленный коэффициент.

Однако, если сотрудник отправляется в деловую поездку в регионы Крайнего Севера, районные коэффициенты на суточные не применяются. Это не предусмотрено законом.

Суточные при командировках внутри РФ и за рубежом

Эти выплаты различаются между собой по размеру. Кроме того, при подсчёте продолжительности командировок по России и за границей учитываются определённые нюансы.

Для суточных при поездках по РФ все нормативы должны содержаться в положении о командировках, коллективном договоре или другом локальном документе компании. Все работники должны быть ознакомлены с этим документом в обязательном порядке. Предельный лимит суточных при командировках по России, при котором эти выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, — не более 700 рублей в день.

По таким же правилам происходит расчёт суточных при командировках в зарубежные страны: можно установить любой размер выплат, однако есть ограничение по максимальной выплате,освобождаемой от подоходного налога и страховых взносов. Предельный лимит суточных при деловой поездке за рубеж — не более 2500 рублей в день.

Если в процессе деловой поездки за рубеж откомандированный сотрудник будет некоторое время находиться на территории Российской Федерации, расчёт суточных должен производиться исходя из плана перемещения работника.Суточные за каждый день, проведённый на территории России, рассчитываются по нормативам поездок внутри РФ.

Если при деловой поездке в зарубежные страны сотрудник прибудет на место командировки в тот же день, в который он выехал из России, суточные должны рассчитываться из нормативов заграничных поездок. В обратном случае, когда работник выехал из места командировки и вернулся домой в этот же день, суточные рассчитываются по нормативам командировок внутри России.

Командировка во время пандемии

Поездки в другие города России не запрещены. Однако, отправляя работника в командировку, работодатель должен учитывать рекомендации Роспотребнадзора, а также требования общефедеральных и местных органов власти в отношении места командирования.

Кроме того, Распоряжением от 6 июня 2020 года №1511-р правительство смягчило ограничения на выезд из страны для части граждан, в том числе и для тех, кто выезжает из РФ по работе. Чтобы не допустить заражения коронавирусной инфекцией, находясь в деловой поездке, необходимо следовать рекомендациям ВОЗ.

Если возникли подозрения на заражение, сотруднику следует позвонить на горячую линию Роспотребнадзора или в скорую помощь. Командированному обязаны оказать медпомощь в любом населённом пункте РФ по полису ОМС. Идти в поликлинику самому не нужно — дождитесь приезда врача.

За границей лечение российских граждан должно покрываться медицинской страховкой, которая оформляется перед командировкой.

При оформлении Шенгенской визы в списке необходимых документов указывается страховой полис, в котором предусмотрены расходы на медицинское обслуживание.

Командированному необходимо связаться со страховой компанией по номерам телефона, указанным в полисе. Дальнейший порядок действий сотруднику укажет страховщик.

Россияне, вернувшиеся из-за границы, в аэропортах сдают тест на коронавирус и проходят анкетирование. Граждан, у которых обнаруживают симптомы коронавирусного заболевания, госпитализируют в инфекционную больницу. Остальные в соответствии с постановлением Роспотребнадзора должны соблюдать карантин в течение 14 дней.