Обратите внимание на дату публикации материала: информация могла устареть из-за изменений в законодательстве или правоприменительной практике.

Отправляетесь в деловую поездку – узнайте, как будет оцениваться ваш труд, возместят ли понесенные расходы, на какие суточные можно рассчитывать и что поможет доказать свою правоту, если с начальником возник конфликт

Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Если работник постоянно трудится в пути или его работа имеет разъездной характер, то его поездки не будут считаться командировками.

Труд работника в командировке оплачивается в размере его среднего заработка (ст. 167 ТК РФ)1. Для расчета размера причитающейся выплаты нужно:

• определить срок пребывания в командировке с учетом времени нахождения работника в пути;
• рассчитать средний заработок.

Срок нахождения в командировке

Этот срок определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения о командировках2).

Днем выезда считается дата отправления транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда – дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы (время, необходимое для проезда до станции, порта, также учитывается).

Фактический срок пребывания в командировке определяется по проездным документам, которые работник должен предоставить по возвращении (п. 7 Положения о командировках). Срок пребывания может подтверждаться служебной запиской с приложением путевого или маршрутного листа, счета, квитанции, чеков, билетов, иными документами.

Расчет среднего заработка

Расчет производится исходя из фактически начисленной заработной платы и отработанного работником времени за последние 12 календарных месяцев, в течение которых за ним сохранялась средняя зарплата.

Из этого периода исключается время получения пособий по нетрудоспособности, по беременности и родам, время простоя по причинам, не зависящим от работника, и некоторые иные периоды (ст.

139 ТК РФ, Положение об исчислении среднего заработка3).

Если на время командировки приходятся выходные или праздничные дни, то работа оплачивается исходя из системы оплаты труда, установленной у работодателя, по выбору работника:

1. либо не менее чем в двойном размере в зависимости от системы оплаты труда работника:

• сдельщикам – не менее чем по двойным сдельным расценкам;
• работникам, труд которых оплачивается по тарифным ставкам, – в размере не менее двойной тарифной ставки;
• работникам, получающим оклад, – в размере не менее одинарной ставки (части оклада за день или час работы) сверх оклада, если работа в выходной или нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной дневной или часовой ставки (части оклада за день или час работы) сверх оклада, если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени;

2. либо в одинарном размере, но с предоставлением другого дня отдыха (ст. 153 ТК РФ).

Конкретные размеры платы за работу в выходной или нерабочий праздничный день могут устанавливаться трудовым, коллективным договорами или локальным нормативным актом.

Аналогичное мнение об определении размера оплаты труда в выходные и праздничные дни выразил Минтруд в Письме от 9 июля 2019 г. № 14-2/В-527.

Если работник отдыхал в выходной день в командировке, то труд не оплачивается, лишь возмещаются командировочные расходы.

День выезда работника в командировку или возвращения из нее, если он совпадает с выходным или праздником, оплачивается так же, как работа в этот день4.

В Трудовом кодексе и Положении о командировках не содержится норм, касающихся порядка оплаты сверхурочной работы командированных сотрудников. Разъяснения государственных органов и судебная практика по данному вопросу неоднозначны. Можно выделить две противоречивые позиции по данному вопросу.

1. Привлечь работника к сверхурочной работе в период командировки можно. Оплата производится по правилам, установленным для сверхурочной работы (ст. 99, 152 ТК РФ).

При таком подходе работа оплачивается за первые два часа не менее чем в полуторном размере, за последующие часы – не менее чем в двойном размере. По желанию работника сверхурочная работа может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха. Данная позиция нашла отражение как в Письме Минтруда России от 14 ноября 2013 г. № 14-2-195, так и в судебной практике5.

Расчет суточных в командировке 2021

Когда работника направляют в командировку, до начала командировки он должен получить командировочные. В состав командировочных расходов входят в том числе суточные. И тут у бухгалтера возникает вопрос, как правильно рассчитать суточные в командировке. В данной статье говорим о расчете суточных.

Также смотрите:

Срок командировки

Срок командировки – это временной интервал, который начинается в день выезда работника в командировку и заканчивается в день возвращения обратно. На данный момент ограничения по продолжительности командирования не существует. Срок определяет работодатель с учетом времени на дорогу, сложности задания, режима работы принимающей стороны и т. д.

Однако бессрочной командировка быть не может, т. к. в соответствии со ст. 166 ТК РФ – это служебная поездка на определенный срок.

Поэтому, направляя работника в такую поездку, указывайте в приказе дату ее окончания и делайте расчет суточных при командировке. В этом случае работник не останется без денег в чужом городе или стране. А в случае продления командировки внесите в приказ изменения.

Далее рассмотрим, как определить суточные путём расчета.

Порядок расчета суточных

Для того, чтобы правильно сделать расчет суточных при командировках, для начала определите день выезда работника и день его возвращения к месту постоянной работы.

Напомним, что датой выезда в служебную командировку считают дату отправления пассажирского автобуса, ж/д поезда, самолета или другого транспортного средства. А днем приезда – соответственно дату прибытия транспортного средства. Однако здесь есть особенности.

При расчете суточных при загранкомандировках и командировках на территории России необходимо учитывать время, которое работник должен потратить на проезд до аэропорта или вокзала. Рассмотрим этот вопрос подробнее.

Расчет суточных с учетом времени на проезд

Допустим, работник направлен в командировку. Самолет вылетает в 00-30 ночи. Весь следующий день работник находится в командировке и в 22-30 вылетает обратно. Самолет приземляется в 23-30. Как считать дни для суточных?

Очевидно, для того, чтобы добраться до аэропорта, расположенного за чертой населенного пункта, сотрудник должен выехать заранее, т. к. регистрация на самолет заканчивается в основном за 1 час до вылета. Поэтому день накануне вылета входит в дни командировки.

Аналогично – по времени прилета. Несмотря на то, что самолет приземляется в 23-30, некоторое время самолет завершает руление, а дальше пассажиры проходят контроль и получают багаж. Таким образом, глубоко за полночь работник доберется до дома. В данном случае речь об однодневной командировке идти не может. Суточные будут рассчитаны за 3 дня.

Справка-расчет

Конечно, возникает вопрос: где и как рассчитать суточные?

Суточные удобнее считать в справке-расчете. В некоторых компаниях внутренним нормативным документом закреплено, что работник сам делает расчет командировочных расходов, в т. ч. суточных.

Такой расчет согласовывает его непосредственный начальник.

Однако в большинстве компаний расчет суточных делает бухгалтер: эти суточные он потом перечисляет или выдает из кассы работнику.

Подробнее о проводках, которые бухгалтер должен сделать в учете вы можете узнать в публикации «Какие делать проводки с суточными при командировках».

Для вашего удобства приводим  образец справки-расчета суточных , который можно бесплатно скачать.

РАСЧЕТ СУТОЧНЫХ ПРИ КОМАНДИРОВКАХ: СПРАВКА (ОБРАЗЕЦ)

Расчет суточных при командировке за границу

Согласно абз. 1 п. 18 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», есть особенности расчета суточных при пересечении границы РФ:

Разберем на примере как посчитать суточные при командировке за границу:

ПРИМЕР

Допустим, сотрудник направлен в командировку из Москвы в Киев. Самолет вылетает из Москвы 2 марта в 19-30 и пребывает в Киев в 21-30 того же дня. Обратно он едет 5 марта с вылетом из Киева в 18-00 ч. Как рассчитать суточные в данной командировке?

Суточные за 2-4 марта должны быть выплачены сотруднику в иностранной валюте по норме, установленной актом компании для загранкомандировок. А вот суточные за 5 марта сотрудник получит уже в рублях по внутрироссийским нормам.

Ознакомьтесь также с тем, как считать суточные в командировке в несколько государств:

Итоги

Как определяют суточные в командировке, зависит:

• от того, когда отбывает и прибывает транспортное средство, на котором едет работник;
• времени, на то, чтобы добраться до точки отправления;
• от того, перемещается ли командированный по России или выезжает в другую страну (страны).

Статья

Приведем примеры расчета суточных для самых разных ситуаций: для российских и заграничных командировок, за дни у принимающей стороны и за время в дороге. А также расскажем про расчет НДФЛ с суточных.

Как рассчитать суточные: нормы выплат

Отправляя сотрудника в служебную поездку компания вправе выплатить любую сумму суточных, которую она утвердит в положении о командировках.

Вам предстоит выплатить суточные за все дни командировки, в том числе за выходные и праздники.

Такой порядок предусмотрен в пункте 11 Положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Причем дни, когда работник находился в пути, тоже оплатите.

Чтобы понять, в какой день командировка начнется и когда закончится, ориентируйтесь на даты проездных билетов. Обычно первый день поездки — тот, когда работник улетает на самолете или отправляется на поезде. Соответственно, последний день определяют на основании обратных билетов.

Но в некоторых случаях поездка может начаться на день раньше или завершиться на день позже. Речь идет о случае, когда работник живет далеко от аэропорта или вокзала. В этом случае может так получиться, что сотруднику придется выезжать из дома накануне.

Или он вернется на следующий день после прилета (приезда на вокзал). Иными словами, командировка может начаться, когда работник выехал из дома. А завершится, когда работник приедет домой.

Определять таким образом дни командировки прямо позволяет пункт 4 Положения о командировках.

Сотрудника, который хочет получить дополнительные суточные с учетом длительной дороги до аэропорта или вокзала, попросите написать заявление. На практике у проверяющих не возникает нареканий к тому, что длительность командировки определили с учетом дороги до вокзала, аэропорта, пристани.

Далее рассмотрим примеры расчета суточных для самых разных ситуаций.

Пример 1 Расчет суточных, если дорога в аэропорт длительная
ООО «Вита» находится в г. Москве. Смирнов А.А., менеджер компании, вернулся из командировки в г. Краснодар. По данным авиабилетов, работник улетел в другой город 5 сентября в 00.20. Смирнов проживает в г.

Красногорске Московской области. По словам сотрудника, чтобы добраться до аэропорта, ему потребовалось два часа. Более того, в аэропорт требуется приехать заранее. А значит, фактически командировка началась 4 сентября. Именно тогда, когда работник отправится из дома в аэропорт.

Обратно Смирнов прилетел 7 сентября в 10.30. В тот же день работник добрался до дома. Таким образом, командировка длилась с 4 по 7 сентября (4 дня). Чтобы подтвердить расчет суточных за эти дни, бухгалтер попросил Смирнова написать заявление с просьбой учесть время, потраченное на дорогу до аэропорта.

Сколько суточных выдать за дни, проведенные у принимающей стороны

Чтобы определить размер суточных за то время, когда работник находился в другой компании, возьмите дневную норму, утвержденную директором компании во внутреннем положении о командировках. Эту сумму умножьте на дни, проведенные у принимающей стороны.

С российскими командировками сложностей не будет. Количество дней вы с легкостью определите по проездным билетам. Если командировки на автомобиле — с помощью служебной записки.

А как узнать, сколько времени командированный работник провел в гостях во время зарубежной поездки? Если командировка была в стране СНГ, на границе с которой не ставят отметок в паспорте, то надо смотреть даты проездных билетов.

Если же работник ездил в другую зарубежную страну, то проверьте отметки в паспорте, сделанные на границе. Кстати, в этом случае попросите сотрудника приложить копии страниц паспорта к авансовому отчету. А авансовый отчет работнику придется сдать в бухгалтерию в течение трех дней после выхода на работу.

Кроме того, загляните в распоряжение директора о командировке. Этот документ поможет определить, сколько дней работник провел у принимающей стороны.

Нормы расчета суточных за время, проведенное в дороге

Редко когда работник отправляется к принимающей стороне сразу же с поезда или самолета. Зачастую это происходит на следующий день. Точно так же бывает, когда командировка заканчивается. Сотрудник заканчивает работу в другой компании и только на следующий день уезжает домой. Проще говоря, работники зачастую проводят часть командировки в пути.

Расчет суточных здесь будет следующий. Время, проведенное в дороге, при российских командировках оплачивайте в обычном порядке. То есть исходя из норм, которые директор утвердил для поездок по нашей стране.

В ситуации же, когда работник отправляется за границу (в том числе в страны СНГ), проведенные в пути дни оплачивайте следующим образом. Время, когда работник передвигался по территории России, компенсируйте по отечественным нормам. А сутки, когда командированный пересек границу, оплатите по нормам заграничной поездки.

Время, потраченное на дорогу обратно, оплачивайте так. Дни, пока работник ехал по территории иностранного государства, оплатите по заграничным нормам. А вот те сутки, когда работник пересек российскую границу на обратном пути, — по отечественным правилам.

Пример 2 Расчет суточных за время в пути
Петров А. В., инженер ООО «Пирамида», собирается в загранкомандировку на Украину. Согласно распоряжению директора поездка продлится с 13 по 17 июня (5 календарных дней).

В компании суточные при загранкомандировках оплачивают исходя из нормы 50 евро в день. А корпоративная норма по российским командировкам — 1000 руб. в день. Бухгалтерия выдала Петрову аванс в счет суточных в размере 5000 руб.

Вернувшись из командировки, Петров представил 20 июня в бухгалтерию авансовый отчет. Из подтверждающих документов, которые сотрудник сдал вместе с отчетом, следует, что Петров уехал на Украину на поезде 13 июня. Границу по пути в командировку сотрудник пересек 14 июня.

А когда работник возвращался, он пересек границу 16 июня. Поезд прибыл 17 июня. Таким образом, суточные за 14, 15 и 16 июня необходимо оплатить по нормам ООО «Пирамида», установленным для загранкомандировок. То есть по 50 евро в день.

А 13 и 17 июня оплатите по российским нормам — 1000 руб. в сутки.

Бывает еще, что работник по дороге в командировку пересекает несколько иностранных государств. Предположим, он едет за границу на поезде или летит на самолете с пересадкой в другой стране.

Если внутренними документами вашей компании предусмотрены для каждой страны свои нормы суточных, действуйте в такой последовательности. За те дни, когда сотрудник пересекает границу между иностранными государствами, оплачивайте по нормам страны, куда он следует.

Такое правило предусмотрено пунктом 18 Положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Пример 3 Расчет суточных при перелете с пересадками
Иванов А. В., секретарь ООО «Прибой», вернулся из загранкомандировки в Германию. Поездка длилась с 20 по 24 июня (5 календарных дней). Работник летел в командировку на самолете. Причем согласно купленным авиабилетам Иванов по пути в командировку сделал пересадку на Украине. Обратно Иванов вернулся прямым рейсом.

Иванов представил 27 июня в бухгалтерию авансовый отчет вместе с билетами и другими подтверждающими документами. Из них следует, что работник вылетел в командировку 20 июня в 18.30. В этот день, соответственно, прилетел на Украину. Вылетел оттуда 21 июня в 05.30. И в тот же день добрался до Германии.

Что касается обратной дороги, то сотрудник вылетел из Германии 24 июня в 10.30. И в этот же день был дома. У принимающей стороны согласно распоряжению директора Иванов должен был провести два дня (21 и 22 июня).

В компании суточные при загранкомандировках на Украину оплачивают исходя из нормы 50 евро в день. Поездку в Германию — по норме 80 евро в день. А норма по российским командировкам — 1000 руб. в день.

Так, суточные за 20 июня компания оплатила исходя из нормы, утвержденной для Украины (50 евро). 21, 22 и 23 июня — по норме для командировок по Германии, то есть 80 евро в день, а всего 240 евро.

А вот суточные за 24 июня составят 1000 руб. (норма по российским поездкам). Предположим, курс евро на дату авансового отчета равен 70 руб. Тогда итоговый расчет суточных составит 21 300 руб.

((50 евро + 240 евро) × 70 руб. + 1000 руб.).

Когда удерживать НДФЛ с суточных

Как мы уже отметили, суточные вы будете рассчитывать исходя из норм, которые утвердил директор компании. Причем до командировки вам предстоит выплатить работнику аванс (п.

10 Положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Это означает, что сначала вы рассчитаете предварительную сумму суточных.

А после возвращения работника из поездки, если в этом есть необходимость, суточные придется пересчитать. А далее доплатить деньги или удержать лишнее.

Прежде чем выплатить суточные, не забудьте проверить, надо ли с них удерживать НДФЛ. Нормы есть в главе 23 Налогового кодекса РФ. По российским командировкам они составляют 700 руб. в сутки. А по заграничным — 2500 руб. в сутки. Таким образом, если в вашей компании нормы суточных превышают налоговые, то с разницы придется удержать НДФЛ.

Признайте доход на последний день месяца, когда утвержден авансовый отчет. А при ближайшей выплате сотруднику денег удержите НДФЛ. Аналогичный вывод — в письме Минфина России от 9 февраля 2016 г. № 03-04-06/6531.

Из таблицы ниже вы узнаете, суточные в каком размере не облагают НДФЛ, и как оплачивать дни командировки и время, потраченное работником на дорогу.

По каким лимитам рассчитать суточные и удержать НДФЛ

Страна, куда едет работник	Чем подтвердить время приезда к принимающей стороне и время выезда от нее	Как оплатить время, проведенное у принимающей стороны	Как оплатить время в пути	Какие суммы не облагаются НДФЛ
Россия	Проездные билеты, приказ по командровке	По российским нормам	По российским нормам	700 руб. в день
Страна СНГ, на границе с которой не ставят отметок в паспорте	Проездные билеты (служебная записка), приказ по командровке	По заграничным нормам	Дни проезда по России — по отечественным нормам. Дорога в командировку в дни пересечения границы — по заграничным нормам. Дни проезда по иностранному государству — по зарубежным нормам, а даты пересечения границы по пути обратно — по российским нормам	700 руб. в сутки, которые оплачиваются по российским нормам. А в остальные дни — 2500 руб. в сутки
Другие зарубежные страны	Отметки пограничников в паспорте, проездные билеты (служебная записка), приказ по командровке	По заграничным нормам	Дни проезда по России — по отечественным нормам. Дорога в командировку в дни пересечения границы — по заграничным нормам. Дни проезда по иностранному государству — по зарубежным нормам, а даты пересечения границы по пути обратно — по российским нормам	700 руб. в сутки, которые оплачиваются по российским нормам. А в остальные дни — 2500 руб. в сутки

Когда выплатить суточные и какие записи сделать в бухучете

До командировки вам придется выплатить работнику аванс. А после того, как сотрудник отчитается по итогам поездки, вы определите окончательную сумму суточных. В учете вы сделаете следующие записи:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
— выплачен работнику до командировки аванс;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71
— включены суточные в расходы на дату авансового отчета.

Если речь идет о заграничной командировке, то учтите следующее: норму определяют в иностранной валюте. И тут вы можете выдать работнику деньги как в валюте, так и в рублях. Это подтверждает письмо Банка России от 30 июля 2007 г. № 36-3/1381.

Но все-таки чаще компании выплачивают суточные в рублях. Пересчитать суточные, выданные авансом, по курсу на дату отчета не требуется. Это следует из пункта 10 ПБУ 3/2006.

Пример 4 Как отразить в учете суточные по загранкомандировке
Иванов К. И., менеджер ООО «Вега», собирается в командировку в Германию с 6 по 10 июня (5 календарных дней). В корпоративном положении о командировках предусмотрено: суточные за период загранкомандировок работники получают в размере 100 евро в сутки.

До командировки бухгалтер ООО «Вега» рассчитал суточные за 5 дней по курсу на 3 июня 70 руб. за евро (условно). В итоге суточные составили 35 000 руб. (100 евро × 5 дн. × 70 руб.). В учете бухгалтер сделал такую запись:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
— 35 000 руб. — выдан аванс в виде суточных за пять дней.

Вернувшись из командировки, Иванов представил 13 июня в бухгалтерию авансовый отчет. На дату утверждения этого документа пересчитывать суточные вам не придется. Поэтому бухгалтер отразил суточные в составе расходов вот такой записью:

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 71
— 35 000 руб. — включены суточные в расходы.

Далее бухгалтер определил НДФЛ с суммы, превышающей налоговые нормы. Причем при расчете налога бухгалтер взял курс на дату выдачи аванса. То есть НДФЛ определили с фактически выплаченных доходов — с 35 000 руб., уменьшенных на норму.

Сверхнормативные суточные за пять дней составили 22 500 руб. (35 000 руб. – 2500 руб. × 5 дн.). С них надо удержать НДФЛ в размере 2925 руб. Эту сумму бухгалтер удержал с сотрудника из ближайшей зарплаты.

При этом бухгалтер сделал такую запись:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 2925 руб. — удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных.

Подробнее: http://www.glavbukh.ru/art/21303-qqqm11y16-primery-rascheta-sutochnyh-dlya-samyh-raznyh-situatsiy#ixzz4QLCn76Wz

Увольнение во время командировки

Даже во время командировки могут возникнуть обстоятельства, при которых сотрудник не может продолжать работать в компании. И хотя формально закон гарантирует сохранение за работником должности и служебного места во время поездки, уволить сотрудника по инициативе работодателя всё же можно. Также не возникает проблем и с увольнением по собственному желанию. 

Однако, прекращая трудовые отношения во время командировки, нужно знать об особенностях такого увольнения. В статье рассмотрим, что при этом нужно учитывать и как правильно произвести расчёт.

Порядок увольнения

Во время командировки сотрудник имеет право подать заявление по собственному желанию (письмо Роструда от 24.01.2020), но предупредить работодателя нужно, как обычно, за две недели до последнего рабочего дня.

По инициативе компании можно расторгнуть трудовой договор, если: 

• происходит ликвидация компании или сокращение штата;
• сотрудник совершил более одного дисциплинарного проступка за последний год;
• сотрудник грубо нарушил дисциплину компании;
• сотрудник совершил кражу;
• сотрудник разгласил тайну, охраняемую законом;
• работодатель и сотрудник договорились об увольнении — договор расторгается по соглашению сторон. 

Особенности увольнения во время командировки

При увольнении руководитель должен отозвать сотрудника из командировки, даже если тот не успел выполнить служебную задачу.

Для этого работодатель издаёт приказ, в котором прописывает обстоятельства и причины досрочного возвращения из поездки.

Этот документ нужен, потому что по закону командированному гарантируется сохранение рабочего места. После выхода приказа можно приступать к процессу увольнения.

Важно вернуть сотрудника из командировки до увольнения, потому что он не может быть в отъезде после фактической даты расторжения договора. Если сотрудник возвращается после дня увольнения, это может считаться нарушением закона. 

В крайнем случае необходимо вернуться из командировки в день увольнения, хотя и это вызовет сложности при оформлении. 

Сам процесс расторжения трудового договора ничем не отличается от увольнения в обычных условиях. Руководитель издаёт приказ и указывает в трудовой книжке дату увольнения.

Расчёт и компенсация 

Если сотрудник находится в командировке, расчёт после увольнения может вызвать трудности. Старайтесь отозвать командированного как можно раньше, потому что оформлять увольнение и компенсацию расходов в один день особенно сложно. 

В течение трёх дней после командировки сотрудник обязан написать авансовый отчёт и приложить документы, подтверждающие его траты. Только после этого бухгалтер компании сможет рассчитаться по выданному авансу и приступить к увольнению. 

Если вернуться из командировки прямо в день расторжения договора, можно не успеть оформить авансовый отчёт — в результате могут быть ошибки при расчёте зарплаты или компенсации.

Так или иначе, сотруднику полагается возмещение всех расходов на поездку. А если он получал аванс перед командировкой, оставшиеся деньги придётся вернуть.

• Подробный разбор, какие документы нужно оформить до и после командировки, чтобы у компании не было проблем с налоговой.
• Какие бывают программы лояльности, как получить отельные баллы и сколько нужно возмещать сотруднику, если в командировке он расплатился бонусами
• Как оформить аренду жилья за границей для командировочного

Командировка сотрудников: документы, суточные, компенсация расходов

Вы ведёте бизнес в Екатеринбурге и вдруг находите в Москве хорошего заказчика, которого вот-вот перехватят конкуренты. Обсудить все рабочие вопросы через интернет не получается. Чтобы сделка не сорвалась, вы отправляете сотрудника в командировку. Пока он ищет билеты и бронирует отель, прочитайте нашу пошаговую инструкцию, чтобы всё правильно оформить.

На кого не распространяются правила из статьи:

• на беременных женщин и сотрудников до 18 лет — закон запрещает отправлять их в командировку. За это могут оштрафовать: ИП от 1 000 до 5 000 рублей, ООО от 30 000 до 50 000 рублей;
• на работников по договору подряда — если они отправляются в рабочие поездки, не нужно оформлять кадровые документы и выплачивать суточные. Компенсацию затрат на поездку можете включить в оплату по договору;
• на самого ИП — о рабочих поездках ИП читайте в статье Командировочные расходы ИП на УСН.

Вот пять шагов для оформления командировки.

Шаг 1: оформите приказ о командировке

Оформление командировки начинается с приказа. В нём укажите название вашего ООО или ФИО ИП, ФИО и должность работника, место, срок и цель командировки. Для удобства используйте стандартную форму приказа.

Если работник задерживается в командировке, издайте второй приказ в свободной форме с указанием причины продления командировки и нового срока её завершения.

Форма приказа о направлении в командировку

Шаг 2: оплатите командировку

Суточные

Суточные возмещают неудобства жизни вне дома. Они выплачиваются за каждый календарный день командировки, начиная со дня посадки в самолёт и заканчивая днём возвращения в город. Тратить суточные можно куда угодно — на музеи, кино или пару коктейлей в баре.

Выдайте суточные до отъезда работника. Их размер определите самостоятельно — закон не устанавливает минимальных и максимальных границ. Но суточные свыше 700 рублей в день для командировок по России и 2 500 рублей в день для заграничных командировок облагаются НДФЛ 13%.

Например, сотрудник едет на неделю в Москву. Вы платите суточные 1 000 рублей в день. Это больше лимита, поэтому 300 рублей в день облагаются НДФЛ. За 7 дней командировки из 7 000 суточных, нужно удержать и перечислить в налоговую 273 рубля НДФЛ. Удержите его из ближайшей зарплаты после возвращения сотрудника из командировки и утверждения авансового отчёта — подробности о нём будут дальше.

Компенсация расходов на жильё и проезд

Если сотрудник сам покупает билеты и бронирует отель, компенсируйте ему затраты до отъезда в командировку. На своё усмотрение можете компенсировать дополнительные гостиничные услуги — стоимость питания, интернета, прачечной, химчистки, аренды сейфа и т.д. Предупредите, чтобы он сохранил билеты, а из отеля взял чек или квитанцию. Это понадобится для подтверждения расходов.

По согласованию с работником можете компенсировать и другие расходы: например, на визу или загранпаспорт.

Зарплата

Зарплата выдаётся только за рабочие дни командировки в обычные сроки, но рассчитывается по среднему дневному заработку. Чтобы посчитать средний дневной заработок, разделите зарплату сотрудника за предыдущие 12 месяцев на количество отработанных за этот период дней.

Шаг 3: заполните табель учёта рабочего времени

В табеле учитывается рабочее время всех сотрудников. Дни командировки отметьте буквой «К» или цифрами «06».

Форма табеля учёта рабочего времени

Шаг 4: попросите у сотрудника авансовый отчёт

В течение трёх дней после возвращения из командировки сотрудник отчитывается о потраченных деньгах.

Для этого он заполняет авансовый отчёт, к которому прикладывает подтверждающие расходы документы — билеты, чеки, квитанции и т.д.

Неподтверждённые расходы можете не возмещать, но если решите их компенсировать, удержите НДФЛ 13%. Не нужно подтверждать документами израсходованные суточные, но включите их в авансовый отчёт отдельной строкой. 

Бывают ситуации, когда работник не уложился в аванс и потратил больше. Например, ему пришлось задержаться на пару дней и из своего кармана оплатить проживание в отеле. Компенсируйте эти расходы и доплатите суточные за 2 дня.

• Если он, наоборот, потратил не все деньги, то возвращает их.
• Форма авансового отчёта

Курс молодого работодателя

Начните работать с сотрудниками за 11 уроков

Шаг 5: учтите командировочные расходы при расчёте налога УСН

При расчёте налога УСН «Доходы минус расходы» учитывайте затраты, подтверждённые документами:

• на проезд: билеты на самолёт, поезд, автобус, квитанции из такси;
• на оформление визы, загранпаспорта — квитанция об оплате госпошлины, консульского сбора, копии визы или загранпаспорта;
• на жильё, кроме расходов на питание в отеле: квитанции из отеля, а если арендована квартира у частника — договор найма и расписка о получении денег;
• суточные: билеты туда и обратно подтверждают период командировки, за который выплачены суточные.

Учитывайте расходы в день утверждения авансового отчёта. А те расходы, которые возместили после, спишите на дату выдачи денег.

Статья актуальна на  11.10.2016

Суточные в валюте. тройной пересчет

«Бухгалтерия и кадры», 2008, N 8

Суточные в валюте. тройной пересчет

Размер суточных при служебных командировках за границу определяют в валюте. Но бухучет ведут в рублях, базу по налогу на прибыль также определяют в российской валюте, да и для расчета НДФЛ сумму суточных нужно перевести в рубли. Однако дата, на которую нужно брать курс для пересчета инвалюты, в каждом из этих случаев будет своя.

Считаем суточные в валюте…

В каком размере выплачивать суточные, каждая компания решает сама. Никаких максимальных или минимальных ограничений нет. Нормативы существуют исключительно для целей налогообложения. Суммы суточных, как сказано в ст. 168 ТК РФ, организация может установить коллективным договором или локальным нормативным актом (приказом, положением о командировках и т.п.).

Суточные платят за каждый день командировки по нормам, предусмотренным для того государства, где в этот момент находится работник. Причем за день пересечения границы при выезде из России суточные нужно платить по нормам, установленным для страны, в которую командирован работник, а при возвращении — по российским нормам.

Расчет усложняется, когда сотрудник в ходе командировки должен посетить сразу несколько государств. Тогда суточные за дни пересечения границ между этими странами нужно рассчитывать по нормам, установленным для государства, в которое направляется командированный (Письмо Минтруда России и Минфина России от 17 мая 1996 г.

N 1037-ИХ).

Перед поездкой командированному обычно выдают аванс на покрытие предстоящих затрат. Чтобы рассчитать сумму, которую нужно выдать под отчет, бухгалтер составляет смету расходов на командировку. Сумму суточных при этом определяют исходя из планируемой продолжительности командировки и предполагаемых дат пересечения границы.

В какой валюте и как выплатить аванс, решают сами компании.

Одни организации выдают сотруднику рубли, чтобы он сам как физическое лицо купил валюту в обменном пункте. Другие выплачивают аванс в наличной иностранной валюте.

Третьи выдают командированному корпоративную банковскую карту. Обратите внимание: Банк России в Письме от 18 декабря 2006 г.

N 36-3/2408 указал, что выдача денег под отчет сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета не предусмотрена.

Наша справка. Законен ли аванс в инвалюте? Действующая редакция Федерального закона от 10 декабря 2003 г.

N 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» относит к числу разрешенных валютные операции между резидентами по оплате и (или) возмещению расходов физического лица, связанных с командировкой за пределы России, а также по погашению неизрасходованного аванса, выданного командированному (пп. 9 п. 1 ст. 9).

Но вот дополнения в ст. 14 этого Закона, в которой перечислены ситуации, когда организации в виде исключения могут производить расчеты в иностранной валюте, минуя банковский счет, законодатели так и не внесли.

Банк России тем не менее считает, что компании могут выдавать аванс командированному в наличной иностранной валюте, поскольку все неустранимые сомнения, противоречия и неясности валютного законодательства должны толковаться в пользу резидентов и нерезидентов (Письмо от 30 июля 2007 г. N 36-3/1381).

…и пересчитываем в рубли

Организация выплатила сотруднику, командированному за рубеж, аванс в наличной валюте. Давайте разберемся, для каких целей и по какому курсу компании нужно будет пересчитывать сумму валютных суточных в рубли.

Бухгалтерский учет

Активы и обязательства, выраженные в валюте, согласно ПБУ 3/2006, утвержденному Приказом Минфина России от 27 ноября 2006 г. N 154н, нужно пересчитывать в рубли по курсу ЦБ РФ на дату совершения валютной операции. Перечень таких дат приведен в Приложении к ПБУ 3/2006.

В момент выплаты аванса компания должна отразить задолженность командированного. Выдача наличной валютой под отчет — кассовая операция.

А значит, задолженность сотрудника нужно перевести в рубли по курсу на дату выплаты денег из кассы. Причем в последующем, скажем на отчетные даты, пересчитывать размер задолженности командированного не следует. Ведь п.

7 ПБУ 3/2006 в действующей с этого года редакции не предусматривает пересчета выданных авансов.

По возвращении из командировки сотрудник в течение трех дней должен сдать авансовый отчет с приложением подтверждающих документов и копии загранпаспорта. Утвержденный руководителем авансовый отчет будет основанием для принятия к учету расходов на командировку и окончательного расчета с сотрудником (оплаты перерасхода или возврата остатка аванса).

В Приложении к ПБУ 3/2006 сказано, что в отношении командировочных затрат датой совершения валютной операции является день утверждения авансового отчета. Но, с другой стороны, расходы, оплаченные за счет аванса, п.

9 ПБУ 3/2006 требует признавать в бухучете в рублевой оценке, рассчитанной по курсу на дату его выплаты.

То есть получается, что в бухучете необходимость пересчитывать валютные суточные в рубли по курсу на дату утверждения авансового отчета возникает только при наличии перерасхода. И лишь в части, не покрытой выданным ранее авансом.

Возможна и другая ситуация: аванс сотрудник израсходовал не полностью. Например, из-за досрочного возвращения из командировки. В таком случае остаток он должен вернуть.

Валюту нужно будет оприходовать в кассу по курсу на день получения денег от командированного.

Кроме того, по курсу на день возврата остатка следует пересчитать и задолженность работника, ведь авансом возвращаемая сумма перерасхода уже не будет.

Пример 1. Менеджер ООО «Ветер» 1 июля 2008 г. вылетел в командировку в Германию на 8 дней.

Согласно положению о командировках, утвержденному организацией, менеджеру положены суточные за дни пребывания в Германии в размере 70 евро. Суточные при командировках по России ООО «Ветер» выплачивает из расчета 300 руб. за день.

30 июня ООО «Ветер» выдало менеджеру аванс в размере 490 евро (70 EUR x 7 дн.) и 300 руб. в счет оплаты суточных. Курс в этот день составлял 36,9077 руб/EUR.

Для упрощения примера предположим, что проезд и проживание оплачивают принимающие стороны.

Вернувшись из командировки, менеджер отчитался перед бухгалтерией. Согласно отметкам в загранпаспорте командированный пересек российскую границу 1 июля при выезде в командировку, а при возвращении — 9 июля, а не 8-го числа, как изначально планировалось.

Выходит, менеджеру полагаются суточные в размере 300 руб. и 560 евро (70 EUR x 8 дн.). Руководитель утвердил авансовый отчет 10 июля, а 11-го менеджеру был выплачен перерасход в размере 70 евро (560 — 490).

Курс на эти даты был равен соответственно 36,7822 руб/EUR и 36,8747 руб/EUR.

• В учете ООО «Ветер» сделаны следующие проводки.
• 30 июня 2008 г.:
• Дебет 71 Кредит 50, субсчет «Валютная касса»,

— 18 084 руб. 77 коп. (490 EUR x 36,9077 руб/EUR) — выдан аванс в евро;

Дебет 71 Кредит 50, субсчет «Рублевая касса»,

— 300 руб. — выдан аванс в рублях.

10 июля 2008 г.:

Дебет 44 Кредит 71

— 20 959 руб. 52 коп. (300 руб. + 490 EUR x 36,9077 руб/EUR + 70 EUR x 36,7822 руб/EUR) — отражены расходы на командировку.

11 июля 2008 г.:

Дебет 71 Кредит 50, субсчет «Валютная касса»,

— 2581 руб. 23 коп. (70 EUR x 36,8747 руб/EUR) — выдан перерасход;

Дебет 91-2 Кредит 71

— 6 руб. 48 коп. (70 EUR x (36,8747 руб/EUR — 36,7822 руб/EUR)) — отражена курсовая разница.

Налоговый учет

Теперь перейдем к расчету налога на прибыль. Расходы, выраженные в иностранной валюте, п. 10 ст. 272 НК РФ предписывает пересчитывать в рубли на дату признания в составе налоговых затрат.

В отношении расходов, связанных с командировкой, в том числе по выплате суточных, такой датой является день утверждения авансового расчета.

Именно в этот момент у организации появляется возможность признать в налоговом учете командировочные затраты в составе прочих расходов (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Суточные в отличие от остальных затрат на командировки можно учитывать при расчете налога на прибыль только в пределах норм. Их значения утверждены Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93.

Напомним, для командировок по России предельная сумма суточных, которую можно списать в налоговые расходы, составляет 100 руб. Что касается зарубежных командировок, тут нормативы суточных зависят от страны и продолжительности командировки.

Нормативы суточных при загранкомандировках установлены в долларах США. Если компания выплачивала суточные сотруднику в другой валюте, для проверки на предмет соответствия нормативам нужно будет произвести пересчет.

Можно использовать кросс-курс или же сравнивать рублевый эквивалент фактической суммы суточных и той, что рассчитана по нормативам. Для таких подсчетов берут курс на дату утверждения авансового отчета.

Задолженность работника по выданному в иностранной валюте авансу в налоговом учете, в отличие от бухгалтерского, нужно пересчитывать. Долги, возникшие в результате перерасхода или неполного использования аванса, также подлежат пересчету.

Для этих целей Кодекс предписывает использовать курс на дату исполнения обязательств и требований (п. 10 ст. 272 НК РФ).

Кроме того, пересчитывать задолженность необходимо и на последнее число отчетного (налогового) периода, если к этому моменту обязательство (требование) еще не погашено.

Пример 2. Продолжим пример 1.

Напомним, курс евро на дату составления авансового отчета был равен 36,7822 руб/EUR. А значит, по данным налогового учета, расходы ООО «Ветер» по выплате суточных сотруднику, командированному в Германию, составили:

560 EUR x 36,7822 руб/EUR + 300 руб. = 20 898 руб. 03 коп.

1. Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93 установлены следующие нормы суточных при командировках:
2. — в Германию на срок не более 60 дней — 65 долл. США;
3. — по России — 100 руб.

Курс доллара США на дату утверждения авансового отчета (10 июля 2008 г.) составлял 23,4147 руб/USD. Таким образом, сумма суточных, которую ООО «Ветер» в налоговом учете может отнести на расходы, равна:

100 руб. + 65 USD x 8 дн. x 23,4147 руб/USD = 12 275 руб. 64 коп.

А суточные в сумме 8622 руб. 39 коп. (20 898 руб. 03 коп. — 12 275 руб. 64 коп.) для целей расчета налога на прибыль являются сверхнормативными.

С момента выдачи аванса сотруднику курс евро понизился с 36,9077 руб/EUR до 36,7822 руб/EUR. Поэтому ООО «Ветер» включило во внереализационные расходы отрицательную курсовую разницу от пересчета задолженности командированного по авансу в сумме:

490 EUR x (36,9077 руб/EUR — 36,7822 руб/EUR) = 61 руб. 49 коп.

А вот к дате оплаты перерасхода курс евро, напротив, возрос с 36,7822 pуб/EUR до 36,8747 руб/EUR. В связи с этим организация учла в составе внереализационных расходов курсовую разницу в размере:

70 EUR x (36,8747 руб/EUR — 36,7822 руб/EUR) = 6 руб. 48 коп.

Предположим, что ООО «Ветер» применяет ПБУ 18/02. Поскольку в налоговом учете организация учла курсовую разницу от пересчета задолженности по выданному авансу, а в бухучете — нет, возникает постоянный налоговый актив.

Бухгалтер организации отразит его так:

Дебет 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль», Кредит 99

— 14 руб. 76 коп. (61 руб. 49 коп. x 24%) — отражен постоянный налоговый актив.

В бухучете суточные отнесены на расходы в большей сумме, нежели в налоговом учете, то есть образовалась постоянная разница в размере:

20 959 руб. 52 коп. — 12 275 руб. 64 коп. = 8683 руб. 88 коп.

При этом бухгалтер сделал следующую проводку, чтобы учесть возникшее налоговое обязательство:

Дебет 99 Кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»,

— 2084 руб. 13 коп. (8683 руб. 88 коп. x 24%) — отражено постоянное налоговое обязательство.

НДФЛ

С 1 января 2008 г. при расчете НДФЛ в налогооблагаемый доход не включают суточные в следующих пределах (п. 3 ст. 217 НК РФ):

— 700 руб. за каждый день российской командировки;

— 2500 руб. за каждый день нахождения в командировке за границей.

А вот суммы, превышающие эти нормативы, нужно учитывать при налогообложении доходов командированного сотрудника. Для того чтобы определить размер сверхлимитных выплат при зарубежных командировках, сумму суточных, установленных в валюте, нужно перевести в рубли. Какой курс использовать для пересчета?

В п. 5 ст. 210 НК РФ говорится, что доходы, которые выражены (номинированы) в иностранной валюте, нужно пересчитывать в рубли по курсу на дату фактического получения дохода. В свою очередь, что считать такой датой, разъяснено в ст. 223 НК РФ.

Так, в частности, доходы в денежной форме, за исключением оплаты труда, считаются полученными к день выплаты (в том числе перечисления на банковский счет налогоплательщика или указанного им третьего лица). Учитывая данную норму, Минфин России в Письме от 1 февраля 2008 г.

N 03-04-06-01/27 указал, что моментом получения дохода в виде сверхнормативных суточных (который является доходом в денежной форме) будет день их выплаты.

То есть, по мнению финансистов, чтобы определить, возникает ли доход, облагаемый НДФЛ, пересчитывать валютные суточные в рубли нужно по курсу именно на эту дату.

Пример 3. Продолжим пример 2.

Суточные менеджеру ООО «Ветер» фактически выплачивало два раза.

Сначала, 30 июня 2008 г., сотруднику было выдано авансом 300 руб. в счет суточных за день командировки, оплачиваемый по российским нормам, и 490 евро — за 7 дней пребывания в Германии (по 70 евро за каждый). Напомним, курс в этот день составлял 36,9077 руб/EUR.

11 июля после утверждения авансового отчета менеджеру был оплачен перерасход в сумме 70 евро для компенсации суточных еще за 1 день командировки, проведенный в Германии. Курс на эту дату был равен 36,8747 руб/EUR.

Суточные по российским нормам укладываются в лимит. Сумму сверхнормативных заграничных суточных бухгалтер ООО «Ветер» рассчитал так:

(70 EUR x 36,9077 руб/EUR — 2500 руб.) x 7 дн. + (70 EUR x 36,8747 руб/EUR — 2500 руб.) = 666 руб.

НДФЛ, который нужно удержать, составляет: 666 руб. x 13% = 87 руб.

• Е.Калинченко
• Эксперт журнала
• Подписано в печать

01.08.2008

ндфл с аванса