После командировки без подтверждающих документов оплаты проживания можно встретиться с определенными проблемами, например: неподтвержденные расходы на проживание в командировке и не только.

И без этих бумаг, которые подтверждают или могли бы подтвердить все расходы за проживание, вряд ли можно получить желаемую компенсацию.

Дорогие читатели! Для решения вашей проблемы прямо сейчас, получите бесплатную консультацию — обратитесь к дежурному юристу в онлайн-чат справа или звоните по телефонам: Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!

О неподтвержденных расходах

Если бумаги все-таки присутствовали, но были утеряны, то возместить расходы можно, но лишь при таких условиях: если договор (коллективный, о командировках и другой) предусматривает возмещение или компенсацию (соответствующую законодательству страны, в этом случае Российская Федерация), когда работник, проживает или проживал без документов, которые подтвердили бы расходы за жилье. В 2022 году нужно дополнительно к этому оплачивать страховые взносы.

Сравнение: с документами и без них

При наличии документов:

Если работник (налогоплательщик) представляет работодателю все необходимые документы за расходы на жилье, то он выплачивает работнику все, кроме суточных.

К примеру: за один день работнику, находящемуся в пределах страны, он может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2022 году.

Плюс расходы на дорогу и другие услуги, в том числе и за аренду жилого помещения (платный провоз багажа, услуги связи и подобные, вторичные расходы).

Если подтверждающих бумаг нет:

Если работник (налогоплательщик) не представляет бумаги, которые подтверждают расходы за жилье, так как их нет, то суммы всех представленных выше оплат проживания без подтверждающих документов в командировке незамедлительно освобождаются от какого-либо налогообложения. Остальное остается так же: в пределах страны работодатель может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2022 году. Но денег за дополнительные расходы вряд ли можно ждать, но иногда – можно.

Здесь прекрасно видно, что меняется лишь оплата за условия нахождения в командировке.

Проживание без подтверждающих документов

Если бумаги, которые могут подтвердить все расходы на найм жилья в месте командировки нет, это не значит, что работника не ждет компенсация, так как сейчас, в 2022 году, очень часто все решается в пользу этого работника.

  Правила заполнения авансового отчета по командировке

И так понятно, что уезжая, у физического лица должно быть где-то жилье, и организация, на которую он работал, просто обязана выдать ему хоть какую-то часть средств на покрытие подобных расходов. Бывает так, что эти средства могут списаться из уже выданного аванса. Организация сама выделяет сумму, а ее величина все равно будет меньше настоящей затраты работником.

Важно! Если есть возможность, то можно запросить среднюю цену на найм жилья у агентства недвижимости и отталкиваться от этой, средней цены во всех остальных разбирательствах.

Для чего это нужно? При судебных разбирательствах без документов, руководствуясь лишь словами (если до такого дойдет), судья не будет разбираться, и дело сойдет к нулям.

Командировочные, естественно, будут выплачены, а вот с этими, сторонними затратами на жилье, без документов, ожидать чего-то большего – не получится.

Отсутствие документов на найм жилья у частных лиц

Документация

Аренда квартиры, комнаты у частного лица или же совместное проживание с ним тоже предусматривает за собой письменный договор (документ), в котором должны быть указаны: оплата за найм (стоимость), срок (на который арендуется), обязанности и различные права арендодателя. А для заключения договора потребуются лишь паспорт обоих лиц.

Очень рекомендуется проверить все документы арендодателя и убедиться в том, что это именно его квартира или комната, попросить выписку и документ о правах собственности. Проблем со всем этим возникнуть не должно, если арендодатель окажется добросовестным человеком, да и если он сдает квартиру не в первый раз, то уже привык к таким вопросам и просьбам и для него это нормально.

Бухгалтеры, что представляют организацию, в которой берущий найм человек работает, хотят, чтобы ему обязательно оформили все доверенности на то, чтобы заключить договор на имя той самой организации. Но чаще всего – это необязательно.

Если имеется определенный к этой теме приказ от директора этой фирмы, в котором написано, зачем, куда и для чего работник отправился, на какую работу и т.д.

, и договор об аренде жилья, который дается на определенное время (насколько по времени действует данный приказ), у бухгалтера не возникнет к вам претензий.

  Порядок расчета среднего заработка для командировки

Оплата

Аренду жилья в командировке будет лучше оплатить, используя расписку владельца и наличные. Расписка сможет подтвердить, какие были расходы, все это для облегчения работы бухгалтерии, в плюс к этому, все будет принято налоговой инспекций.

Все расходы на проживание в командировке без подтверждающих документов, которые были возмещены директором или работодателем не смогут облагаться НДФЛ, но и не начисляются страховые взносы.

Все что нужно – собирать все требуемые документы и просить заполнять их, ведь они в дальнейшем смогут подтвердить все оплаты за проживание.

Отсутствие документов на проживание в отеле

Документация

• С арендой жилья разобрались, но что будет, если человек, который жил в командировке в гостинице не привезет никаких документов: ни чека, ни какой-нибудь квитанции и прочего?
• Конечно, если документы были случайно утеряны, то можно с легкостью запросить справку или любой другой документ, который подтверждает факт проживания, позвонив в отель.
• Здесь есть одно но, на которое стоит обратить внимание – в справке от отеля должно быть детально расписано, какие услуги отель предоставлял и прочее, а вот компания, отправившая сотрудника, должна представить документы, которые установят, сколько времени сотрудник был на месте, и в каком именно отеле он находился.

И то, налоговую службу могут не очень удовлетворить некоторые моменты. Для этого компании стоит подготовиться к непредвиденным спорам, ведь спор она может выиграть.

Оплата

Обязательно запросить оплату за все предоставленные услуги в месте проживания, то есть – в отеле. По звонку или другими способами.

Об услугах проживания, предоставленных самой фирмой

Может быть так, что командировки от фирмы всегда назначены на одно и то же место, и для этого фирма снимает целый многоквартирный домик или отдельные, многокомнатные квартиры.

В таком случае, фирма сама оплачивает все проживание, но может возникнуть такой вопрос: учитывает ли организация все налогообложения за затраты и прибыль аренды квартир? Ответ будет – да, но только за определенный период фактического проживания.

Если договор заключен, например, на год, то срок для всех участвующих в командировке сотрудников, по очереди проживающих в этом месте, будет 11 месяцев, а оставшийся двенадцатый месяц будет считаться ничем не обоснованным расходом компании.

Дорогие читатели! Для решения вашей проблемы прямо сейчас, получите бесплатную консультацию — обратитесь к дежурному юристу в онлайн-чат справа или звоните по телефонам: Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!

Командировочные 2023: размер, оплата, учет | Изменения командировочных расходов (суточных) в 2023 году — Контур.Бухгалтерия

Официальная трактовка понятия “суточные” есть в статье 168 ТК РФ. Суточные — денежные средства, направленные на возмещение дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства.

Согласно п. 11 положения о служебных командировках суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути

На практике сотрудник получает суточные только в случае, если командировка продлилась больше дня, и он переночевал вне дома.

В том же положении о командировках говорится, что при направлении в местность, откуда работник может ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания, суточные не выплачиваются.

Если работодатель решится выплачивать суточные за однодневные командировки, могут возникнуть риски, связанные с налогообложением — такие выплаты не считаются суточными и должны облагаться взносами и НДФЛ в полной сумме.

Для подтверждения расходов на суточные оформляйте расчет суточных бухгалтерской справкой.

Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив его во внутренних документах.

Малые предприятия часто ограничивают суточные для командировок по России 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок необлагаемый лимит суточных — 2 500 рублей. 

С 1 января 2022 года актами Президента РФ или Правительства могут быть установлены повышенные суточные для командированных на территории, нуждающиеся в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры (ч. 7, 11 ст. 14 Федерального закона от 21.11.2022 N 443-ФЗ).

Суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно, если это не предусмотрено в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации.

Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 × 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Согласно НК РФ, рассчитывать НДФЛ с суточных нужно в последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет по командировке.

 Это связано с тем, что сотрудник еще до авансового отчета может недоиспользовать в деловой поездке выделенные ему средства: излишек сотрудник обязан вернуть.

Обратная ситуация: работник превысил выделенную сумму (например, из-за задержки по рабочим моментам или просто перерасходовал). Удержать НДФЛ следует с ближайшей выплаты дохода, например, зарплаты или премии.

Деньги, которые выделяются командированному сотруднику под отчет, не считаются экономической выгодой до возвращения сотрудника из деловой поездки и последующего утверждения авансового отчета. Сотрудник должен до расчета предоставить документы о времени командировки и прикрепить чеки, объясняющие траты.

Срок уплаты НДФЛ с суточных зависит от даты удержания:

• удержан с 1 по 22 января — уплатить не позднее 28 января;
• удержан с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего — уплатить не позднее 28 числа текущего месяца;
• удержан с 23 по 31 декабря — уплатить не позднее последнего рабочего дня календарного года.

Напомним, что с 2023 года НДФЛ перечисляется в качестве единого налогового платежа.

Страховые взносы с части суточных, превышающей лимит, уплатить необходимо до 28 числа следующего месяца (Федеральный закон от 3 июля 2016 г.  № 243-ФЗ). Все взносы, кроме травматизма, также уплачиваются в составе единого платежа.

Принять к учету командировочные расходы можно при условии, что подтверждена деловая цель поездки. Компания вправе самостоятельно определить документ, в котором описывается деловая часть поездки.

Главную цель сотрудника на командировку можно прописать в приказе о командировке, который составляется по форме №T-9, также не запрещается формировать собственные бланки согласно внутренним нормам компании.

Вы можете потребовать письменный отчет от сотрудника по результатам поездки, если такое право прописано во внутренней документации фирмы. В этом случае ознакомьте сотрудников с этим с локальным актом.

Чтобы подтвердить срок нахождения в деловой поездке, сотрудник обязан предоставить документы с датами проезда (билет на поезд, посадочные талоны в самолет и т п.). В случае, если сотрудник ездил в командировку на своем или служебном транспорте, ему необходима служебная записка (п. 7 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Вернувшись из командировки, работник должен представить работодателю авансовый отчет. В соответствии с положением о служебных командировках он должен быть сдан в течение трех рабочих дней, однако согласно абз. 2 пп.

 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У срок оформления и сдачи этого документа определяет руководитель компании. Рекомендуем все же установить его равным трем рабочим дням, чтобы не нарушать правила.

Авансовый отчет составляется в свободной форме: можно разработать свою или использовать унифицированную форму АО-1,  утвержденную Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.

К авансовому отчету прикладываются документы, подтверждающие расходы.

• расходы на проезд: железнодорожный или авиабилет, чек об оплате такси, документ об оплате оформления проездного документа и т.п.
• расходы на проживание: кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности;
• иные расходы: счета, чеки, бланки строгой отчетности и прочие документы, подтверждающие любые расходы в командировке, связанные с деловой целью поездки и произведенные с разрешения работодателя

Если подтверждающего документа нет, бухгалтерия в праве отказать в компенсации соответствующего расхода.

Пример. Сотрудник компании утерял посадочный талон на самолет. Он летал в деловую командировку на двое суток, оплачивал билет из своих денег в расчете на компенсацию. Бухгалтерия ему отказала в выплате, так как  на руках у сотрудника не было документа, подтверждающего перелет. В итоге сотруднику пришлось ехать в аэропорт, чтобы запрашивать документы, подтверждающие расходы на билет.

Сотрудникам, которые отправляются в командировку на транспорте (личном, рабочем или взятым в аренду), также полагаются компенсации. Для них командировочными документами будут являться путевые листы, квитанции об оплате, счета, чеки и т.п.

В случае, если запланированная командировка отменилась, сотрудник может получить деньги за неиспользованные билеты. Также можно получить сумму, потраченную на получение визы, кроме уплаченной пошлины.

Стоит учитывать, что при возврате билетов авиакомпания в большинстве случаев возвращает лишь часть их стоимости (особенно на дешевых тарифах). При этом разницу в уплаченной и возвращенной суммой обычно обосновывают как штраф за нарушение правил перевозки.

Если в самой командировке случился форс-мажор (непогода, наводнение, поломка самолета и т.п.) и сотрудник не может вернуться вовремя домой, то компания должна обеспечить его суточными и оплатить проживание.

При этом сотруднику необходимо в командировочном документе (удостоверении) поставить штамп/отметку с реальной датой отъезда.

Если командировочный документ не предусмотрен учетной политикой организации, то документом, подтверждающим факт задержки сотрудника не по его вине, может служить справка из аэропорта об отмене или задержке рейса.

В отличие от официальных и стандартных авиа- и железнодорожных билетов, гостиницы не всегда предоставляют постояльцам требуемые документы о проживании. Это касается и других типов расходов, подтверждающие документы по которым не соответствуют форме.

Официальная позиция Минфина, высказанная в письмах, состоит в том, что затраты на командировочные расходы не могут быть включены в расходы компании, если авансовые отчеты составлены с нарушением унифицированной формы. Однако есть судебные акты, согласно которым нарушение унифицированной формы первичного документа не опровергает факта совершения сделки.

Кроме того, документы, составленные не по унифицированной форме, могут подтверждать произведенные расходы, если содержат все необходимые реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис подходит для комфортной совместной работы бухгалтера и директора.

Попробовать бесплатно 14 дней

Как правильно учесть командировочные расходы для целей налогообложения

Согласно ст. 168 ТК в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Исходя из формулировки статьи, есть соблазн купить билет бизнес-класса, заказать номер в гостинице с пятью звездами и не экономить на каршеринге. Но, не всё так просто.

Командировочные расходы — это расходы с высоким налоговым риском. Почти каждый налоговый аудит начинается с изучения этой статьи расходов. 

Важно знать, что в командировку нельзя направлять физических лиц, оформленных по договору гражданско-правового характера (ст. 166 ТК, постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 24.03.2022 по делу № А12-17921/2021), только сотрудников, состоящих с работодателем в трудовых отношениях.

Первичные документы

Налоговый кодекс не приводит конкретный перечень документов, которые подтверждают затраты на командировку. В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены. Под обоснованными расходами понимают экономически оправданные затраты, т. е. направленные на нужды компании, ее производственную, коммерческую деятельность.

При этом буквальное толкование положений пункта 1 статьи 252 НК позволяет сделать вывод, что доказывать обоснованность расходов должен налогоплательщик. 

Для того чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, стоит составить служебную записку. В ней обосновывают необходимость поездки, указывают сумму наличных для выдачи работнику и т. д. На основании служебной записки оформляется приказ. 

В нем фиксируют:

• кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность, подразделение);
• куда;
• в какие даты и на сколько календарных дней;
• зачем (цель поездки);
• кто финансирует поездку (работодатель).

Автоматизировать бизнес-процессы помогают специальные учетные системы. Сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов переходит на ответственных лиц: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию. 

Далее сотрудник должен написать заявление на перечисление авансовых средств, чтобы он мог купить билеты и забронировать гостиницу, если он это делает сам.

Размер суточных

Суточные нужно выплатить сотруднику до начала командировки. За несвоевременную выдачу суточных работодателя могут оштрафовать. Поэтому в «Положении о командировках» рекомендовано прописать порядок выдачи и размер суточных, а также условия проживания и проезда.

Для расчета налога на прибыль размер суточных не лимитирован.

Но есть лимит для расчета НДФЛ. Налог не удерживается, если размер суточных не больше 700 руб. при поездках внутри России и 2 500 руб. – за рубежом. С сумм превышения придется исчислить налог, удержать и перевести в бюджет.

Суточные — это исключительные расходы, по ним нет подтверждающих документов. Но локальный акт, определяющий порядок и размер таких выплат, должен быть.

Расходы по проживанию

Расходы по проживанию, подтверждают: чеками из гостиницы, договорами аренды помещения, актами оказанных услуг.

Как оформить командировку, чтобы не иметь проблем с налоговой

Расскажем, какие документы нужно оформить до и после командировки, чтобы у компании не было проблем с налоговой.

Налоговый инспектор предъявит претензии, если работодатель неправильно рассчитал налог на прибыль, не удержал НДФЛ и не начислил взносы, когда это требовалось.

Налоги и взносы доначислят, а еще придется платить пени и штрафы. Размер этих выплат зависит от того, какую сумму командировочных расходов не примет налоговая, а компания не сможет защитить. Приведем пример по налогу на прибыль с общей ставкой 20%.

Компания оплатила пользование VIP-залом в аэропорту и билеты бизнес-класса двум сотрудникам не из руководящего состава. Сумма, на которую компания, по мнению налоговой, завысила командировочные траты, — 100 000 руб. Сумма доначисленного налога составит 20 000 руб. (100 000 х 20%). Сумма пеней и штрафов будет зависеть от периода, который бюджет не получал налоги.

Расходы на оплату труда, к которым относятся командировочные расходы, — одна из больших статей расходов, на которые компании уменьшают свои доходы. Поэтому налоговики пристально следят за тем, как вы формируете эти расходы, и насколько можете их оправдать.

Работодатель должен выплатить работнику средний заработок и суточные за период командировки, а также возместить (ст. 168 ТК):

• затраты на проезд;
• цену проживания;
• расходы, которые предусмотрели в локальном нормативном акте.

Командировочные траты, которые работник обосновал и подтвердил документами, получится списать на расходы при исчислении налога на прибыль. Работодатель не удерживает с этих сумм НДФЛ и не начисляет взносы.

Непредусмотренные и необоснованные траты списать на расходы нельзя. К тому же они считаются доходом работника. Работодатель должен:

• возместить расходы из чистой прибыли;
• удержать НДФЛ с выплат работнику;
• начислить на эти суммы взносы.

Если этого не сделать, компания получит претензии налоговой, должна будет перечислить в бюджет доначисленные налоги, взносы, пени и штрафы. Избежать этого можно с правильными документами.

Не сможете обойтись только без приказа о направлении работника в командировку (постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595). Но есть документы, которые по закону не требуются, но помогают объяснить длительность командировки и оправдать командировочные расходы. Расскажем, когда могут быть полезны служебные задания и командировочные удостоверения, и чем их можно заменить. 

Приказ о командировке. В приказе следует указать место и даты командировки, а также цель поездки, если не оформляете отдельно служебное задание.

Приказ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник, например заместитель руководителя. С приказом ознакомьте под подпись командированного работника и других заинтересованных сотрудников.

Тимофеев работает в Москве наладчиком оборудования. Его направляют в командировку в Екатеринбург с 17 по 19 мая. В приказе указали: город командировки и компанию, даты, когда Тимофеев будет выполнять служебное задание, а также подробно описали цель поездки и результат его работы. С приказом о командировке под подпись ознакомили Тимофеева, его непосредственного руководителя и бухгалтера.

Сопоставьте даты в приказе и в билете. Компания не сможет признать расходы на проезд в командировку, если дата выезда по приказу позже, чем выезд по билету.

Например, 1 апреля работника предупредили о том, что 5 апреля он поедет в командировку в Волгоград. Работник захотел провести в Волгограде выходные и 1 апреля взял билет с вылетом вечером 2 апреля. Приказ о командировке издали только 5 апреля и указали в нем эту же дату начала командировки.

Дата покупки билета значения не имеет, но важно, в какой день работник уехал. В нашем примере это случилось раньше даты выезда, которую указали в приказе. 

Оформление командировки в 2023 году: пошаговая инструкция

Командировка — это поездка по делам компании,
в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение.
Командировка проходит вдалеке от обычного места работы,
а её срок оговаривается работодателем. Не считается
командировкой работа проводника поезда или курьера.

Согласно ст. 167 ТК РФ, на время
командировки за работником сохраняется место (его нельзя
уволить) и средний заработок. Ст. 168 Кодекса обязывает работодателя
компенсировать траты сотрудника на жильё, проезд, а также
оплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.

Этапы оформления командировки

В каждой компании в дополнение к трудовому
законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий
процесс командирования сотрудников. В нём указывают:

• что может быть целью рабочей поездки;
• кого могут отправлять в командировку;
• каков размер суточных для командировочных по России
  и за границей;
• какие виды расходов покрывает фирма, в том числе
  дополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер,
  такси).

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением
о командировках в компании, чтобы точно знать, какие
расходы возместят, а какие нет.

Командировка во время мобилизации 

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет
свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны
для большинства организаций.

1. Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работники
обязаны ездить по делам компании. Нельзя направлять
в служебные поездки беременных, даже если они не против
(статья 259 ТК РФ). Командировать
сотрудника с ограниченными физическими возможностями
допускается, если обеспечиваются соответствующие его потребностям
условия труда: например, колясочнику необходимы пандусы.

Кого нельзя отправить в командировку

Категория сотрудников	Исключения	Ссылка на законодательство
Беременные	Исключений нет	ст. 259 ТК РФ
Несовершеннолетние	Можно, если речь идёт о спортсменах и творческих работниках	ст. 268 ТК РФ
Сотрудники, работающие по ученическому договору	Можно, только если командировка связана с ученичеством	ст. 203 ТК РФ
Сотрудники с ограниченными физическими возможностями	Можно, если командировка не противоречит индивидуальной программе реабилитации	ст. 23 Федерального закона №181‑ФЗ

Также есть ограничения при направлении в командировку
следующих категорий сотрудников:

• женщины, имеющие детей до 3 лет;
• отцы и матери или опекуны, единолично воспитывающие детей
  до 14 лет;
• родители детей с ограниченными физическими
  возможностями;
• родитель ребёнка до 14 лет, если второй родитель работает
  вахтовым методом;
• многодетные родители (трое и более детей до 18 лет), пока
  младшему не исполнится 14 лет;
• сотрудники на больничном по уходу за членами семьи;
• кандидаты в депутаты в период выборов. 

Направить этих сотрудников в служебную поездку можно только
с письменного согласия. Об этом говорится в статьях
259 и 264 ТК РФ, а также статье 41 №67-ФЗ. 

Особенности направления в командировку работников, имеющих
детей 

Есть нюансы и при направлении в
командировку иностранных работников. Кроме того, сотрудника
не могут послать в командировку, пока он находится
в отпуске или на больничном. Чтобы вызвать работника
с отдыха, понадобится заручиться его согласием
в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийся
от командировки, рискует получить дисциплинарное взыскание
вплоть до увольнения.

Электронный кадровый документооборот и
командировки 

2. Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку
и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку
начальству — обычно это делает руководитель командированного.
В документе прописывают сроки и цель поездки, ФИО
и должность командированного.

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно.
Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощён
и автоматизирован — сотрудник создает заявку
в корпоративной системе, после чего задача на оформление
документов переходит на ответственных сотрудников:
в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

3. Составление заявления на выплату аванса

4. Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник
должен подписать. Документ составляется в свободной форме,
принятой в компании, или по унифицированной официальной
форме Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных).

Раньше
требовалось оформлять служебное задание и командировочное
удостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014
№ 1595 сделало применение этих документов необязательным.

Хотя некоторые компании используют их и по сей день,
это не запрещено.

В приказе пишут:

• кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность,
  подразделение);
• куда;
• в какие даты и на сколько календарных дней;
• зачем (цель поездки).
• кто финансирует поездку (работодатель).

Также в документе могут быть строки для .
Например, если работодатель захочет прописать размер суточных.

5. Бронирование жилья и билетов

В различных организациях это происходит по разным
схемам. Где-то билеты и гостиницу бронируют сами
командированные из перечисленного аванса, а где-то —
уполномоченные сотрудники компании, например, сотрудники отдела
кадров.

Многим организациям удобнее заключить договор
с определённым сервисом и покупать билеты
с корпоративного счёта. На Туту.ру можно оплатить билет
личной банковской картой, а можно завести корпоративный
аккаунт и оформлять билеты всем сотрудникам
с корпоративного баланса. Подробнее о сервисе Туту
Командировки

Некоторые компании разрешают ехать не общественным
транспортом, а на собственном или служебном автомобиле.
В этом случае вместо билетов сотруднику оформляют путевой
лист. Каждая компания  разрабатывает форму путевого листа
самостоятельно.

6. Выплата суточных

Суточные
перечисляют заранее, за несколько дней до командировки.
Эти деньги предназначены для оплаты дополнительных расходов,
связанных с командировкой, например питания. Отчитываться
за то, на что ушли суточные, закон не требует.

Размер суточных
организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении
о командировках или коллективном договоре. Сумма выплаты
в командировках по России и за границей
различается. Согласно ст.

217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ
и страховые взносы удерживаются с суточных в том
случае, если их размер составляет 700 рублей в день при
командировках по России и 2500 рублей —
в поездках за рубежом. Большинство работодателей
используют эти суммы как максимальный размер суточных.

Но есть
и те, кто выплачивает больше денег, всё зависит
от политики компании.

Если командировка проходит недалеко от места жительства
работника и он каждый день возвращается домой,
то суточные не выплачиваются.

7. Командировка

После того как приказ о командировке подписан, билеты
куплены, жильё забронировано, суточные перечислены, можно
отправляться в командировку.

Служебная поездка, как правило,
начинается с дороги в день командировки,
но в каждой компании этот вопрос решают на своё
усмотрение.

В некоторых организациях в день командировки
на работе можно не появляться, хоть и самолёт
в 9 вечера. В иных прийти в офис необходимо, пусть
даже на пару часов.

Главная задача командированного — сохранять все посадочные
талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время
командировки: на жильё, транспорт и другие служебные
цели.

8. Отчёт о командировочных расходах

После поездки командированного остаётся только отчитаться
о потраченных средствах. Для этого нужно:

• собрать все отчётные документы (договоры, чеки, посадочные
  талоны);
• заполнить авансовый
  отчёт;
• если сотрудник потерял какой-либо чек или посадочный талон
  на самолет, то ему нужно составить служебную записку
  на возмещение потраченных средств.

В отчёте нужно указать, сколько денег получено
на командировку, сколько израсходовано, есть ли остаток
или перерасход. Когда бухгалтеры получат все документы
и сверят траты с выданным авансом, будет произведён
перерасчёт.

Если командированный получил больше, чем потратил,
придётся вернуть лишние средства.

Если наоборот, трат было больше,
чем выдано денег (и это не противоречит положению
о командировках), оставшиеся средства перечислят на счёт
командированного.

Авансовый отчёт вместе с чеками надо принести
в бухгалтерию в течение 3 дней после
возвращения.

В качестве подтверждения проживания в гостинице нужно
предоставить распечатку брони гостиницы или ваучера, а также
чек об оплате или счёт-фактуру. Отчётные
документы за проживание в гостинице

Если сотрудник арендует частную квартиру, нужно приложить
к отчету договор о найме жилого помещения. Лучше заранее
уточнить у хозяина, сможет ли он оформить договор. И
не помешает узнать, примут ли в бухгалтерии такой
отчётный документ. Где можно жить
в командировке кроме отеля

На транспорт

Если вы покупаете билет на самолет, поезд или автобус
онлайн, обязательно сохраните электронные чеки. При покупке билета
на Туту.ру на электронную почту придут два чека —
на билет и на сервисный сбор. К отчёту надо
приложить оба распечатанных чека, а также распечатанный электронный
билет. 

Тем, кто летит самолетом, надо иметь распечатанную маршрутную
квитанцию и посадочный талон со штампом о досмотре. Это
документы строгой отчётности.

Электронный посадочный талон
в командировке 

Также нужно сохранить билеты на общественный транспорт, чек
на трансфер или такси, если положение о командировках
предусматривает компенсацию этих расходов.

На другие расходы

Остальные расходы определяются положением
о командировках в компании. Например, некоторые
организации могут компенсировать стоимость деловых ужинов.
В этом случае нужно сохранить чек из ресторана.

* Статья носит информационный характер и может
не совпадать с мнением государственных органов
и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет
ответственность за решения, принятые на основе
информации, представленной в статье.

• Еще можно почитать
• Суточные в командировке: нормы 
• Командировочное
  удостоверение
• Каршеринг
  в командировке
• Командировка
  во время коронавируса
• Компенсация
  транспортных расходов в командировке
• Как
  оформить отмену командировки в связи
  с коронавирусом

Часто ездите в рабочие поездки или оформляете командировки
другим? Зарегистрируйте на Туту.ру корпоративный аккаунт
и оплачивайте билеты с баланса компании. Подробнее

Все об учете командировочных расходов в 2021 году

Необходимость направления сотрудника в командировку рано или поздно возникает в любой организации. И вместе с ним перед бухгалтером встает вопрос о том, как правильно учесть командировочные расходы. Разберем подробнее особенности налогового и бухгалтерского учета командировочных затрат, нюансы учета расходов по загранкомандировкам.

Командировочные расходы на предприятии

Командировка — поездка сотрудника по распоряжению работодателя вне места постоянной работы для выполнения служебного поручения (ст. 166 ТК РФ).

В командировку можно направить только штатных сотрудников, то есть тех, с которыми заключены трудовые договоры. При этом не имеет значения, где трудится работник: в офисе или на дому. Служебные поездки внештатников не являются командировками, и расходы по ним принимаются в совершенно ином порядке.

За командированным сотрудником работодатель обязан сохранить рабочее место и средний заработок, а также возместить ему затраты, связанные со служебной поездкой:

• Проезд к месту командировки.

К таким затратам относятся билеты на все виды транспорта (кроме такси), комиссия за бронирование билетов, страховка и т. д.). Возможность возмещения расходов на такси определяется работодателем на основании внутренних документов организации.

• Проживание во время командировки.

Возмещению подлежат расходы на проживание в гостинице, частном секторе или в арендованной квартире. А вот порядок принятия к учету таких затрат зависит от наличия у сотрудника первичных документов, подтверждающих факт съема жилья.

Суточные — средства, выделяемые сотруднику на текущие расходы во время командировки. За них работник не должен отчитываться, как по всем остальным расходам. Размер суточных законом не ограничивается, но существует определенный лимит, сверх которого эти выплаты подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Их перечень работодатель определяет самостоятельно в зависимости от типа и продолжительности командировки, должности сотрудника и иных факторов. Состав таких расходов, как правило, включает затраты на такси или аэроэкспресс, мобильную связь, VIP-зал в аэропорту, представительские расходы.

На все указанные выше затраты работодатель выдает сотруднику аванс, за который он обязан будет отчитаться по возвращении из командировки.

Налоговый учет командировочных расходов 2020

Командировочные расходы работодатель может учесть в составе расходов по налогу на прибыль и по УСН (объект «доходы минус расходы»). Порядок учета таких затрат на УСН и на ОСНО аналогичен.

Основные особенности налогового учета командировочных затрат:

• Экономическая обоснованность и документальная подверженность затрат.

Затраты, понесенные сотрудником в командировке, принимаются к учету, только если они экономически обоснованы и подтверждены первичными документы. Исключение сделано лишь для суточных: подтверждать их и отчитываться по ним работник не обязан. При отсутствии подтверждающих документов принять к учету затраты, даже если они обоснованы, не получится.

Командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета. Если в командировке сотрудник оплачивал расходы из собственных средств и компания ему их возместила, то датой признания затрат следует считать день выдачи средств из кассы. Дату признания расходов, произведенных в иностранной валюте, мы рассмотрим ниже, в разделе про загранкомандировки.

• НДС по командировочным расходам.

ИП и организации на ОСНО вправе принять к вычету НДС при условии, что командировочные затраты оплачены организацией или работником и по ним есть счет-фактура. Особенности принятия НДС к вычету по отдельным видам командировочных затрат мы рассмотрим ниже.

На большинство командировочных затрат начислять НДФЛ и страховые взносы не нужно. На суточные НДФЛ и страховые взносы начисляют сверх установленного лимита.

Рассмотрим подробнее особенности налогового учета отдельных видов командировочных затрат.

Суточные: налоговый учет

Суточные — расходы сотрудника, понесенные в командировке, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. В большинстве случаев суточные выделяются сотруднику для питания во время командировки.

Размер суточных действующим законодательством не ограничивается, но существует лимит, сверх которого на эти расходы нужно начислить НДФЛ и страховые взносы. Это лимит составляет 700 рублей для поездок по России и 2500 руб. — для заграницы. Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, и он может разниться в зависимости от:

• должности сотрудника (для руководящих работников они могут быть выше, для обычных работников — в пределах лимита);
• задач, поставленных в командировке;
• места командировки и т. д.

Подробнее с особенностями расчета, начисления и выплаты суточных вы можете ознакомиться в следующих статьях:

Списать на расходы суточные можно в полном объеме, без ограничений. Что же касается однодневных командировок, то на них суточные не полагаются. Связано это с тем, что сотрудник в такой поездке не несет расходов по проживанию и возвращается домой в этот же день.